Biết cách ký một lá thư là một kỹ năng quan trọng để nắm vững các tài liệu kinh doanh cũng như các lá thư cá nhân, thân thiện, hoặc thậm chí thân mật. Tìm hiểu cách đặt chữ ký của bạn và những gì cần đưa vào trước và sau nó. Điều chỉnh cách đăng nhập của bạn cho từng người nhận cụ thể để có kết thúc hoàn hảo cho bức thư của bạn.
Các bước
Phương pháp 1/2: Ký thư kinh doanh
Bước 1. Cảm ơn người nhận của bạn đã dành thời gian cho họ
Điều này có thể được bao gồm trong đoạn cuối, hoặc như một phần kết chính thức. Viết một cái gì đó như:
- Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự chú ý của bạn về vấn đề này.
- Tôi đánh giá cao sự cân nhắc của bạn, cảm ơn bạn đã dành thời gian.
- Một câu "Cảm ơn" đơn giản ở cuối đoạn văn của bạn.
Bước 2. Viết kết thúc
Điều này được coi là lịch sự và chuyên nghiệp khi ký bất kỳ loại thư hoặc tài liệu liên quan đến kinh doanh. Kết thúc dòng phải giúp đỡ, lặp lại lời xin lỗi hoặc đề cập đến một sự kiện trong tương lai. Một số ví dụ bao gồm:
- Tôi đánh giá cao sự chú ý ngay lập tức về vấn đề này.
- Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục dựa vào ý kiến đóng góp có giá trị của bạn với tư cách là khách hàng.
- Tôi một lần nữa xin lỗi vì những bất tiện mà điều này có thể gây ra.
- Nếu bạn cần thêm thông tin, đừng ngần ngại hỏi.
- Hãy cung cấp những lời khuyên cần thiết.
- Tôi mong muốn được gặp gỡ với bạn.
- Tôi mong nhận được phản hồi của bạn.
Bước 3. Định dạng thư của bạn một cách chính xác
Đối với một bức thư công việc, điều rất quan trọng là bạn phải định dạng chính xác phần đóng của mình, nhưng đừng lo lắng. Dễ thôi. Nhập một dấu trả lại hoặc một khoảng trống cỡ in giữa dòng cuối cùng của bức thư của bạn và phần đóng thư để định dạng chữ ký của bạn một cách thích hợp.
Điều này phải nằm ngang với lề trái trong văn bản được định dạng khối hoặc căn giữa bên dưới phần nội dung của chữ cái cùng với ngày tháng ở định dạng khối đã sửa đổi
Bước 4. Thêm một kết thúc miễn phí
Đây thường là một hoặc hai từ theo sau kết thúc chính thức của bạn. Chọn một cách kết thúc thích hợp cho bức thư bạn đang viết. Việc đóng thư kinh doanh cần phải chuyên nghiệp và tôn trọng. Tùy thuộc vào mục đích của bản ghi nhớ hoặc lá thư và người sẽ nhận nó, các cách đóng khác nhau có thể phù hợp hơn những cách khác. Không có từ nào khác được liệt kê trong phần kết thúc phải được viết hoa. Bao gồm một cái gì đó như:
- Trân trọng,
- Trân trọng bạn,
- Trân trọng,
- Lời chúc tốt nhất,
- Tất cả những gì tốt nhất,
- Trân trọng,
- Cân nhắc người bạn đang viết. Phó Chủ tịch cấp cao của một công ty có thể yêu cầu đóng cửa chính thức hơn ("Trân trọng") so với Đại diện bán hàng mà bạn chơi bóng rổ ("Chúc mừng").
- Xem xét mục đích của bức thư. Một bản ghi nhớ của công ty giới thiệu các chính sách mới sẽ được coi là một sự kết thúc trang trọng hơn là một lời chúc mừng cho một đồng nghiệp vừa được thăng chức ("Tất cả tốt nhất").
- Hãy thử sử dụng một cái gì đó như "lời chào trân trọng" hoặc "lời chúc tốt đẹp nhất" nếu người nhận là người liên hệ thân thiết của bạn. "Trân trọng" được dành cho khi bạn biết người nhận trong khi "Trân trọng" thường được sử dụng nếu bạn không biết người nhận.
Bước 5. Nhập ba lần trả lại và nhập tên của bạn
Điều quan trọng là để lại khoảng 3 dấu cách trả về trước khi thử tên của bạn trên cái được gọi là "dòng chữ ký" (bạn sẽ cần sử dụng khoảng trắng phía trên nó sau này). Thụt lề để giữ cho văn bản của bạn luôn sáng sủa với phần đóng miễn phí và nhập tên của bạn. Bao gồm bất kỳ chức danh nào như Miss, Mrs., Ms. trước tên của bạn. Dòng chữ ký có thể bao gồm dòng thứ hai cho chức danh hoặc chức vụ (như Giám đốc khóa học) nếu thích hợp.
- Tốt nhất là viết đầy đủ tên đầu tiên.
- Bạn cũng có thể muốn bao gồm bất kỳ thông tin liên hệ có liên quan nào như số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ gửi thư, số máy lẻ hoặc địa chỉ trang web.
Bước 6. Ký tên của bạn bằng tay
Trong khoảng trống bạn đã để lại phía trên dòng chữ ký của mình, hãy viết chữ ký của bạn bằng mực xanh lam hoặc đen.
Phương pháp 2/2: Ký thư cá nhân
Bước 1. Định dạng đóng chính xác
Trở lại một lần sau dòng cuối cùng của bức thư, sau đó chèn chữ đóng cửa sổ sang phải. Viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên của phần đóng thư, sau đó đặt dấu phẩy sau phần đóng mà bạn chọn.
Trong một bức thư cá nhân, về mặt kỹ thuật, nó là tùy chọn nếu bạn muốn viết hoa bất kỳ từ nào khác sau đó
Bước 2. Sử dụng cách đóng thư cơ bản
Bạn có nhiều tự do hơn để trở nên bình thường và thậm chí hơi ngớ ngẩn nếu bạn đang viết một bức thư cá nhân cho một người mà bạn biết rất rõ. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn và làm việc trong giới hạn của mối quan hệ của bạn và lý do cho lá thư của bạn để chọn kết thúc tốt nhất. Bất kỳ điều nào sau đây sẽ hoạt động tốt:
- Yêu quý,
- Với tình yêu,
- Của bạn,
- Bạn của bạn,
- Bảo trọng,
- Lời chúc tốt nhất,
- Hoà Bình và tình yêu,
- Nghĩ về em,
Bước 3. Viết thông báo đăng xuất cá nhân (tùy chọn)
Nếu bạn đang viết thư cho một người bạn thân hoặc thành viên gia đình, hãy xem xét một kết thúc cá nhân hơn, chẳng hạn như:
- XO,
- Của bạn,
- Những cái ôm,
- Những nụ hôn,
- Đến sớm,
- Viết sớm.
Bước 4. Viết thông báo đăng xuất thân mật (tùy chọn)
Nếu bạn đang viết thư cho người yêu, những lời kết thúc thậm chí có thể thân mật hơn. Cách đóng chân thật, dễ thương giúp bức thư giống như được gửi từ bạn chứ không phải là một tấm thiệp chúc mừng mua ở cửa hàng. Cụm từ phù hợp thậm chí có thể cải thiện mối quan hệ của bạn. Theo dõi quá trình đăng xuất bằng tên viết tắt hoặc chữ ký của bạn. Hãy xem xét những điều này:
- Tinh yêu luôn luôn,
- Của bạn mãi mãi,
- Yêu mến bạn,
- Mong muốn gặp bạn,
- Kiên nhẫn của bạn,
- Em yêu của anh,
Bước 5. Ký tên vào bức thư dưới phần đóng
Không giống như một bức thư công việc, trong một bức thư cá nhân, bạn không cần phải nhập tên của mình để làm cho nó dễ đọc và trang trọng, giả sử người đó đã quen với bạn. Đơn giản chỉ cần ký tên của bạn bằng tay ngay dưới phần đóng thư.
- Sử dụng họ và tên của bạn khi ký. Nếu bạn biết rõ về người đó, bạn chỉ cần ký bằng tên của mình là được.
- Ký tên bằng họ và tên của bạn nếu bạn đang viết thư cho người mà bạn chưa từng gặp mặt trực tiếp.
- Sử dụng tên hoặc biệt hiệu của bạn trên các lá thư cho bạn bè hoặc đối tác kinh doanh biết bạn.
Bước 6. Thêm một phần tái bút để có một liên lạc cá nhân hơn
Đôi khi, phần viết lại được đưa vào như một cách để làm nhẹ giọng điệu của một bức thư bằng một trò đùa hoặc để tán tỉnh người nhận một cách tinh nghịch. Vì phần mô tả thường chỉ là một hoặc hai câu, nên chúng có thể được sử dụng như một cách bao gồm thông tin mà không bị áp lực phải viết lời giải thích. Lấy ví dụ sau:
- "Tái bút: Tôi đã làm xong hộp sôcôla. Vui lòng gửi thêm đồ."
- "Tái bút: Ồ, tôi đã quên đề cập đến một điều: Tôi yêu anh đến điên cuồng."
Thư trợ giúp
Kết thúc thư mẫu
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Các cách mẫu để đóng thư xin việc
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Thư chấp nhận mẫu cho lời mời làm việc
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Lời khuyên
- Xem xét tình huống và lý do cho lá thư của bạn. Nếu bạn đang viết thư cho mục đích kinh doanh, bạn có thể muốn giữ nó đặc biệt trang trọng.
- Khi viết thư cảm ơn, hãy nhớ nói rõ lòng biết ơn của bạn lần cuối trước khi đóng dấu.
- Càng nhẹ càng tốt. Kết thúc bức thư của bạn không phải là lúc để bắt đầu triết lý về ý nghĩa của cuộc sống hoặc ý nghĩa ẩn dụ của những gì bạn đã có cho bữa trưa hôm nay - hãy để dành những thứ nặng nề cho bức thư tiếp theo của bạn.
- Hãy nghĩ xem thông điệp của bức thư của bạn là gì. Bạn đang cố gắng truyền đạt điều gì? Bằng cách đó, bạn có thể kết thúc nó cho phù hợp.
- Suy nghĩ về mối quan hệ của bạn với người nhận. Họ có thể mong đợi loại thư nào từ bạn? Loại thư nào bạn mong đợi nhận được từ họ?
