Khi đặt chỗ cho chương trình giải trí của bạn, hãy nghĩ về khách mời, bản chất của sự kiện và ngân sách của bạn. Bạn có thể đặt các tùy chọn giải trí như nhạc sĩ, vũ công, diễn giả và diễn viên hài. Nghiên cứu các loại hình biểu diễn và nghệ sĩ giải trí phù hợp với sự kiện của bạn. Liên hệ với người giải trí và thương lượng hậu cần. Với một chút kế hoạch, bạn có thể biến sự kiện tiếp theo của mình trở thành một sự kiện đáng nhớ!
Các bước
Phần 1/3: Lựa chọn giải trí của bạn
Bước 1. Nghiên cứu tổng chi phí sự kiện của bạn và đặt ngân sách giải trí
Bạn có thể đã có sẵn ngân sách, tuy nhiên hãy cố gắng chia nhỏ số tiền bạn có thể dành cho việc giải trí. Hãy nhớ bao gồm các chi phí khác, chẳng hạn như thực phẩm, đồ trang trí và quà tặng, và xem bạn còn lại bao nhiêu trong ngân sách của mình.
Bước 2. Đặt chỗ trước để đảm bảo những lựa chọn hàng đầu của bạn
Hãy cân nhắc kỹ các lựa chọn giải trí của bạn trước sự kiện và lên kế hoạch đặt chỗ sớm cho nghệ sĩ của bạn. Du khách thường rất bận rộn và có thể đặt trước hàng tháng.
Bạn không cần phải vội vàng đưa ra quyết định, nhưng hãy xem lịch của người biểu diễn để biết được tình trạng sẵn có của họ. Bạn có thể xem các sự kiện sắp tới của họ trên trang web của họ
Bước 3. Chọn loại hiệu suất của bạn
Bạn có thể chọn nhiều tùy chọn biểu diễn, chẳng hạn như nhạc sĩ, vũ công hoặc diễn giả. Đưa ra quyết định của bạn dựa trên khách mời và phong cách sự kiện của bạn. Xem xét độ tuổi, nền tảng và văn hóa của khách của bạn. Hãy suy nghĩ về nhu cầu giải trí của bạn đối với sự kiện và chọn loại hình biểu diễn phù hợp với sự kiện của bạn.
- Bạn muốn có một nhạc sĩ như ban nhạc, ca sĩ acoustic hay DJ? Hoặc, bạn đang tìm kiếm một tiết mục khiêu vũ hoặc tiểu phẩm hài?
- Đây là bữa tiệc dành cho sinh nhật của một đứa trẻ hay tiệc tốt nghiệp? Hay đây là một em bé tắm?
- Bạn có thể thỏa sức sáng tạo và đặt các chương trình giải trí ít phổ biến hơn, như người biểu diễn lửa, hoopers hula hoặc người nói tiếng bụng.
MẸO CHUYÊN GIA
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Bước 4. Quyết định thể loại và phong cách
Có thể bạn muốn đăng ký một vũ công, nhưng có một số phong cách khiêu vũ mà bạn có thể lựa chọn. Bạn muốn một vũ công ba lê, tap hay múa bụng? Hãy nghĩ về phong cách âm nhạc, hài kịch hoặc bài giảng cụ thể mà bạn muốn tổ chức. Điều này sẽ giúp thu hẹp tìm kiếm của bạn.
Bước 5. Nghiên cứu các lựa chọn hàng đầu của bạn cho những người giải trí
Sau khi bạn có ý tưởng về thể loại hoặc phong cách, hãy lên mạng và tìm kiếm những người biểu diễn phù hợp với tiêu chí của bạn. Hãy tìm một người có kinh nghiệm và có một số tài liệu tham khảo và đánh giá vững chắc.
Cố gắng tìm hiểu các chi tiết như nền tảng hiệu suất, mức kinh nghiệm, đào tạo hoặc học vấn
Bước 6. Xem các buổi biểu diễn trực tiếp, trực tiếp hoặc ghi hình
Google video về những nghệ sĩ giải trí mà bạn muốn đặt trước. Tìm kiếm bất kỳ video âm nhạc hoặc bản ghi âm của các buổi biểu diễn trực tiếp. Xem các buổi biểu diễn để biết những gì sẽ xảy ra. Điều này có phù hợp với sự kiện của bạn không?
Chú ý đến cách đám đông phản ứng với âm nhạc hoặc màn trình diễn. Mọi người có vui không? Liệu người giải trí có mang họ tốt không? Trả lời những câu hỏi như thế này có thể giúp bạn sắp xếp được những người giải trí tiềm năng
Phần 2/3: Tìm hiểu về Logistics
Bước 1. Tiếp cận trực tiếp với một nghệ sĩ giải trí
Kiểm tra trang web của họ để tìm kiếm thông tin đặt phòng. Một số có thể có một số điện thoại để gọi hoặc một biểu mẫu liên hệ để điền vào. Đề cập đến địa điểm và ngày diễn ra sự kiện. Bao gồm các chi tiết như bản chất của sự kiện và bất kỳ kỳ vọng nào bạn có thể có. Hãy ngắn gọn và thân thiện.
Bạn có thể không liên hệ trực tiếp với người biểu diễn và điều đó không sao. Nói chuyện với người quản lý hoặc đại lý của họ về sự kiện của bạn
Bước 2. Sử dụng đại lý tài năng hoặc công ty giải trí, nếu bạn muốn
Công việc của một đại lý tài năng là bắt cặp những người biểu diễn với khách hàng cho các sự kiện trực tiếp. Các công ty giải trí là những công ty tập trung vào việc cung cấp dịch vụ giải trí cho các sự kiện. Bạn có thể tìm kiếm các công ty hoặc đại lý trực tuyến để giúp bạn tìm thấy những người biểu diễn.
- Họ cũng có thể giúp bạn về các khía cạnh kinh doanh, chẳng hạn như đàm phán hợp đồng và băm các chi tiết.
- Các đại lý và công ty nhận được phần trăm trong mỗi giao dịch giải trí, vì vậy hãy lưu ý đến điều này khi bạn chuẩn bị ngân sách của mình.
- Thời gian phản hồi điển hình là 3-5 ngày. Hãy liên hệ với một email khác nếu bạn không nhận được phản hồi sau khoảng 5 ngày.
Bước 3. Tham khảo ý kiến với địa điểm của bạn về bất kỳ hạn chế sự kiện nào
Cho dù địa điểm của bạn đã được đặt trước hay bạn vẫn đang quyết định, hãy kiểm tra với địa điểm để thảo luận về sự kiện của bạn. Một số địa điểm phù hợp hơn cho một số sự kiện nhất định hơn những địa điểm khác, và sẽ hữu ích khi xem xét địa điểm của bạn trước khi bạn quyết định chương trình giải trí của mình.
- Bạn có thể gọi điện hoặc gửi email trực tiếp cho địa điểm, hoặc tìm kiếm thông tin trên trang web của họ.
- Đảm bảo có đủ chỗ cho trò giải trí mà bạn đang nghĩ đến. Cũng nên suy nghĩ xem sự kiện của bạn sẽ diễn ra trong nhà hay ngoài trời.
- Ví dụ, nếu bạn muốn đặt một DJ, họ sẽ cần không gian để đặt thiết bị âm thanh và một hoặc hai chiếc bàn. Bạn cũng sẽ muốn có chỗ cho một sàn nhảy, và có thể là một hoặc hai chiếc laze! Hãy ghi nhớ điều này khi bạn đang tìm kiếm địa điểm hoặc đặt chỗ cho nghệ sĩ của mình.
Bước 4. Yêu cầu tư vấn với nhân viên giải trí hoặc đại lý đặt vé của bạn
Việc vượt qua kỳ vọng và thảo luận trực tiếp về giá sẽ dễ dàng hơn. Nếu người giải trí của bạn có thời gian và nếu nó phù hợp với lịch trình của bạn, hãy sắp xếp một cuộc họp để xem lại sự kiện của bạn.
Bước 5. Thảo luận bất kỳ câu hỏi, yêu cầu và yêu cầu với người biểu diễn của bạn
Bạn có thể thảo luận trực tiếp hoặc qua điện thoại. Đặt bất kỳ câu hỏi nào cho người giải trí hoặc người quản lý của họ, đồng thời trả lời và các câu hỏi để làm rõ bản chất của sự kiện của bạn. Hãy chắc chắn hỏi xem người giải trí của bạn có bất kỳ yêu cầu cụ thể nào không.
- Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu cụ thể nào, như bài hát hoặc lời cảm ơn, hãy cho họ biết trước.
- Việc loại bỏ tất cả những chi tiết này trước khi sự kiện diễn ra giúp ngăn chặn thông tin sai lệch và đảm bảo mọi người đều vui vẻ và vui vẻ.
Bước 6. Thống nhất tỷ lệ đặt phòng
Hầu hết các nghệ sĩ giải trí sẽ có một mức giá tiêu chuẩn mà họ tính phí, thường là theo giờ. Người giải trí hoặc đại lý của họ sẽ cung cấp cho bạn một mức giá, và bạn có thể thảo luận về giá cả trong điều kiện ngân sách của mình. Có lẽ bạn thảo luận về cách làm cho tỷ lệ của họ hoạt động trong phạm vi ngân sách của bạn, giống như rút ngắn thời gian. Hoặc, có lẽ họ đã điều chỉnh tỷ lệ dựa trên tính chất của sự kiện của bạn.
- Thương lượng giá với người biểu diễn bằng cách đề xuất mức giá thấp hơn 10% so với mức họ đưa ra.
- Bạn có thể bỏ qua thỏa thuận được đề xuất nếu nó không phù hợp với bạn. Đơn giản chỉ cần nói, “Đây không phải là ngân sách của tôi. Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện."
Bước 7. Viết và ký hợp đồng nếu bạn muốn có những thỏa thuận chính thức
Bạn và người biểu diễn của bạn có thể nói về các chi tiết và thương lượng các thỏa thuận của bạn cho đến khi cả hai bên đều hài lòng. Sau đó, viết các thỏa thuận bằng văn bản, để mọi người rõ ràng về kỳ vọng và tỷ lệ trả lương. Yêu cầu nghệ sĩ giải trí của bạn và người đại diện hoặc người quản lý của anh ấy ký hợp đồng, sau đó tự mình ký.
Bạn cũng có thể thỏa thuận bằng lời nói nếu muốn
Phần 3/3: Thiết lập cho một sự kiện tuyệt vời
Bước 1. Chỉ định không gian biểu diễn của bạn
Chọn nơi bạn muốn giới thiệu nội dung giải trí của mình. Dọn dẹp khu vực của bạn và sắp đặt bất kỳ đồ nội thất hoặc đồ trang trí nào, như sân khấu, sàn nhảy và thiết bị âm thanh của bạn.
Bạn có thể chuẩn bị căn cứ cho bất kỳ đặt chỗ nào khác và bản chất của sự kiện của bạn. Ví dụ, có lẽ bạn đang đợi một đơn đặt hàng phục vụ ăn uống
Bước 2. Đảm bảo tất cả khách có thể xem và nghe nội dung giải trí của bạn
Trước khi sự kiện diễn ra, hãy kiểm tra địa điểm biểu diễn và thiết bị âm thanh. Kiểm tra để đảm bảo micrô hoạt động và âm thanh có thể nghe được từ mọi góc độ trong phòng. Nếu bạn có một buổi biểu diễn trực quan, hãy đứng ở nhiều vị trí khác nhau trong phòng để kiểm tra khả năng hiển thị.
Điều chỉnh vị trí và âm thanh của người biểu diễn nếu cần
Bước 3. Lập kế hoạch cho sự chậm trễ lên lịch, đề phòng
Ngay cả Broadway cũng chuẩn bị cho các học viên dưới quyền, vì vậy hãy sẵn sàng cho bất cứ điều gì. Bạn nên luôn mong đợi những điều bất ngờ và có một số linh hoạt khi lập kế hoạch cho các sự kiện. Hãy nghĩ đến một số ý tưởng lấp đầy thời gian trong thời gian trễ 30 phút hoặc 3 giờ.
- Ví dụ, bạn có thể có một nghệ sĩ giải trí dự phòng, một lời chào mừng hoặc giới thiệu ngắn gọn.
- Trong trường hợp DJ của bạn hủy, bạn có thể lên kế hoạch chơi nhạc của riêng mình. Sử dụng đĩa CD, ứng dụng điện thoại di động hoặc máy tính của bạn.
- Nếu diễn viên hài của bạn đến muộn, hãy nhờ ai đó ứng biến trước khi họ đến đó!
