Lưu trữ theo bảng chữ cái là một cách cơ bản để sắp xếp tài liệu cho phép bạn nhanh chóng lưu trữ, truy cập và quản lý các tệp cá nhân và doanh nghiệp của mình
Bằng cách thực hiện việc khai báo theo thứ tự bảng chữ cái trong cuộc sống của mình, bạn sẽ đảm bảo tất cả các tài liệu được bảo vệ và luôn sẵn sàng. Có nhiều quy tắc về cách lập hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái trong tiếng Anh để duy trì một hệ thống lưu trữ hợp lý. May mắn thay, thật đơn giản để bắt đầu với các tài liệu mới và vẫn không phải là một thay đổi khó thực hiện nếu bạn cần sắp xếp lại!
Các bước
Phần 1/2: Nộp theo thứ tự bảng chữ cái
Bước 1. Quyết định hệ thống chữ cái bạn sẽ sử dụng
Ngay cả một cái gì đó dường như đơn giản như nộp hồ sơ theo bảng chữ cái cũng cung cấp một số tùy chọn để lựa chọn. Điều quan trọng là bạn phải chọn một hệ thống và sử dụng nó một cách nhất quán.
- Nộp theo từng chữ cái xem xét từng chữ cái trong mỗi từ theo thứ tự xuất hiện, bỏ qua bất kỳ khoảng cách nào giữa các từ.
- Nộp từng từ một sắp xếp các mục dựa trên chữ cái đầu tiên của mỗi từ liên tiếp.
- Việc nộp đơn theo từng đơn vị sẽ tính đến từng từ, chữ viết tắt và tên viết tắt, sắp xếp các mục theo những thứ này. Hệ thống từng đơn vị thường được khuyến khích.
Bước 2. Nhóm các mục
Khi bạn đã có tất cả các mục cần lưu trữ, hãy quyết định cách bạn muốn nhóm các tệp. Bạn có thể chọn định dạng từ điển, trong đó tất cả các tệp được xếp theo một thứ tự bảng chữ cái, bất kể loại tệp hoặc các mục trong đó chứa. Bạn cũng có thể sử dụng định dạng bách khoa toàn thư, trong đó các mục được nhóm theo loại hoặc chủ đề, sau đó mỗi nhóm được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
Nếu bạn có nhiều loại mục khác nhau cần nộp (công thức nấu ăn, biên lai thuế, thư từ, v.v.), thì việc sử dụng định dạng bách khoa toàn thư có thể hữu ích. Trước tiên hãy nhóm các mục theo loại, sau đó sắp xếp thứ tự các mục trong mỗi nhóm theo thứ tự bảng chữ cái. Giữ các nhóm được phân tách bằng cách sử dụng bộ chia hoặc mã màu
Bước 3. Lập chỉ mục các tệp của bạn
Lập chỉ mục là cách đặt từng phần của tiêu đề vào đúng đơn vị. Để lập chỉ mục các mục trước khi gửi chúng, bạn phải chia nhỏ các yếu tố của tên từng mục và tạo một tên mới được xếp theo thứ tự bảng chữ cái, tên này có thể khác với tên chuẩn. Ví dụ:
- Giả sử bạn có các mục sau đây để lập chỉ mục và lưu trữ: một bài báo trên aardvarks có tiêu đề “Sự kiếm ăn về đêm của chim Aardvarks”, tiểu sử của chuyên gia về chim cảnh nổi tiếng Jane A. Doe và một tập tài liệu quảng cáo cho triển lãm chim cảnh ở Sở thú Detroit.
- Tiểu sử của Jane A. Doe sẽ được ghi là "Doe, Jane A." vì họ đứng đầu tiên khi nộp đơn. Tiểu sử sẽ được viết dưới chữ cái "D."
- Bài báo “Sự kiếm ăn về đêm của chim Aardvarks” có thể được lập chỉ mục như hiện tại, nếu bạn chọn nhóm theo kiểu từ điển. Nó có thể được gửi dưới chữ cái “N” (cho “Nocturnal”), sử dụng nhóm này.
- Ngoài ra, bạn có thể lập chỉ mục “Cho ăn về đêm của Aardvarks” là “Aardvarks, Cho ăn về đêm”. Điều này sẽ có ý nghĩa nếu bạn đang sử dụng cách nhóm theo kiểu bách khoa toàn thư, và không chỉ nộp các mục liên quan đến aardvarks. Sau đó, mặt hàng sẽ được nộp dưới tên “A.”
- Tài liệu quảng cáo có thể được lập chỉ mục là “Aardvarks, các cuộc triển lãm (Sở thú Detroit).” Điều này sẽ có ý nghĩa nếu bạn mong đợi có một số tài liệu về các cuộc triển lãm ở aardvark - ví dụ, bạn có thể có một mục khác được lập chỉ mục là “Aardvarks, các cuộc triển lãm (Toledo Vườn bách thú)."
- Ngoài ra, tài liệu quảng cáo có thể được lập chỉ mục là “Sở thú Detroit (Triển lãm Aardvark)." Điều này có thể hợp lý nếu bạn mong đợi có một số mục liên quan đến Sở thú Detroit hoặc nếu bạn muốn sử dụng nhóm theo kiểu bách khoa toàn thư để gửi các mục theo vị trí địa lý.
Bước 4. Sắp xếp các tệp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên được lập chỉ mục của chúng
Quy tắc chung để khai theo thứ tự bảng chữ cái là sắp xếp các mục theo thứ tự từ A (đầu tiên) đến Z (cuối cùng). Sử dụng thông tin ngày càng cụ thể để phân biệt và đặt hàng các mặt hàng riêng biệt. Ví dụ:
- Thứ tự các tệp được lập chỉ mục của bạn trong bước trước đó có thể là (tùy thuộc vào hệ thống bạn sử dụng): “Doe, Jane A.,” “Sở thú Detroit (Triển lãm Aardvark),” và “Cho ăn về đêm của Aardvarks” HOẶC “Aardvarks, triển lãm (Sở thú Detroit),”“Aardvarks, Cho ăn về đêm”và“Doe, Jane A.”
- Một tệp cho “Wallaby” sẽ đến sau một tệp cho “Emu”. Một tệp cho “Kangaroo” sẽ nằm giữa và một tệp cho “Aardvark” sẽ đứng trước một tệp cho “Bear” và một cho “Emu”. Điều này sẽ cung cấp cho bạn thứ tự tệp sau: "Aardvark," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby".
- Nếu sau đó bạn thêm một tệp cho “Anteater”, nó sẽ xuất hiện sau bất kỳ tệp nào cho “Aardvark.” Vì cả hai đều bắt đầu bằng chữ cái “A”, bạn phải nhìn vào chữ cái thứ hai của mỗi từ (“N” và “A,” tương ứng) để xác định thứ tự và sau đó sắp xếp các tệp dựa trên điều này. Thứ tự mới sẽ là: "Aardvark," "Anteater," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
Bước 5. Gắn nhãn các thư mục tệp của bạn
Để dễ dàng xác định vị trí các mục, hãy gắn nhãn mỗi thư mục tệp bằng tên được lập chỉ mục thích hợp của (các) mục mà nó chứa. Điều này cũng sẽ giúp dễ dàng giới thiệu các tệp mới theo thứ tự thích hợp.
- Đặt các mục vào thư mục được chỉ định cho chúng.
- Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi viết mã màu cho các tệp của mình để cải thiện khả năng sử dụng. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng nhóm theo kiểu bách khoa toàn thư, hãy đặt cho mỗi nhóm một màu riêng biệt và dán nhãn cho mỗi mục / tệp trong mỗi nhóm bằng màu tương ứng.
Bước 6. Lập hồ sơ hệ thống lập chỉ mục và lập hồ sơ
Hãy nhất quán với hệ thống lập chỉ mục và lưu trữ của bạn, bất kể nó là gì. Đảm bảo bất kỳ ai có quyền truy cập vào tệp đều biết hệ thống. Ví dụ: bạn có thể tạo và chia sẻ một tài liệu trình bày chi tiết các quy tắc hệ thống nộp đơn của bạn. Điều này sẽ giúp mọi người có thể sử dụng hệ thống hồ sơ một cách hiệu quả.
Bước 7. Khai báo các mục mới đúng cách
Đặt các tệp trong tủ dựa trên tên được lập chỉ mục và thứ tự bảng chữ cái, theo hệ thống bạn sử dụng. Di chuyển các tệp hiện tại nếu cần để đặt các tệp mới vào đúng vị trí.
Phần 2 của 2: Xử lý các trường hợp đặc biệt
Bước 1. Nộp các mục theo thời hạn quan trọng của chúng
Đôi khi, việc sắp xếp các mục dựa trên các từ khóa cũng có ý nghĩa, bất kể thứ tự xuất hiện của các từ trong tiêu đề hoặc tên. Điều này đảm bảo rằng một tệp có thể được lập chỉ mục và định vị bằng cách sử dụng thuật ngữ hợp lý nhất. Ví dụ
“Ngân hàng đầu tiên của Chicago” có thể được lập chỉ mục và nộp hồ sơ là “Chicago, Ngân hàng đầu tiên của.” “Chicago” là thuật ngữ chính trong mục nhập này, thay vì “First” hoặc “Bank”, đặc biệt nếu bạn có thể có các mục khác có tên tương tự, chẳng hạn như “First Bank of Tulsa” hoặc “Chicago Bank and Trust”
Bước 2. Đặt tên theo họ
Các tiêu chuẩn nộp hồ sơ điển hình khuyến nghị lập chỉ mục các cá nhân theo họ trước, vì họ được coi là thuật ngữ quan trọng.
- Do đó, “Jane A. Doe” sẽ được lập chỉ mục và được lưu là “Doe, Jane A.”
- Đặt chức danh (Tiến sĩ, Bà, Thiếu tá, v.v.) ở cuối. "NS. Jane A. Doe,”chẳng hạn, sẽ được lập chỉ mục và nộp là“Doe, Jane A., Dr.”
- Nói chung, sắp xếp các tên theo cách viết của chúng, từng chữ cái. Ví dụ: “MacDonald” sẽ đến trước “McDonald”. Tương tự như vậy, “D’,”“L’,” “Le,” “de”, v.v. được coi là một phần của tên, không phải là các đơn vị riêng biệt. Ví dụ: đặt hàng các tệp “Heinlein”, “Le Guin” “L’Engle” và “Wolfe” theo thứ tự đó (chứ KHÔNG phải là “L’Engle,“Le Guin”,“Heinlein”,“Wolfe”).
- Một ngoại lệ phổ biến đối với các quy tắc này về tên là khi tên của một cá nhân tạo thành một phần của tên tổ chức hoặc doanh nghiệp. Trong những trường hợp này, hãy coi tên của cá nhân như các đơn vị trong tên doanh nghiệp. Ví dụ: “Jane A. Doe Pest Control” sẽ được gửi dưới “J” và KHÔNG được lập chỉ mục là “Doe, Jane A. Pest Control.”
Bước 3. Bỏ qua mạo từ, liên từ và giới từ
Các mạo từ (chẳng hạn như “a,” “an” và “the”), các liên từ (chẳng hạn như “và” “nhưng” và “hoặc”), và các giới từ (chẳng hạn như “cho”, “của,” và “In”) thường bị bỏ qua khi lập chỉ mục và nộp theo thứ tự bảng chữ cái, vì chúng không được coi là các thuật ngữ quan trọng. Đây là trường hợp ngay cả khi chúng tạo thành phần đầu của tên một mặt hàng. Ví dụ:
- “Điều tra về Thực hành cho ăn của Emu” sẽ được đệ trình trong “E”, nghĩa là “Emu” (từ quan trọng trong tiêu đề của mục này), thay vì “A” cho “an”.
- “Doe and Smith Pest Control” sẽ được nộp sau “Doe, Jane A.” Cả hai tên được lập chỉ mục đều bắt đầu bằng từ “Doe”, vì vậy bạn chuyển sang thuật ngữ quan trọng tiếp theo trong mỗi tên (tương ứng là “Smith” và “Jane”) để xác định thứ tự tệp. Bỏ qua từ “và” vì nó không quan trọng.
Bước 4. Xử lý các chữ viết tắt như thể chúng đã được viết ra
Khi lập chỉ mục và lập các mục, bạn có thể gặp các từ viết tắt như “Mfg”. (cho “Sản xuất”) hoặc “Inc.” (cho “Đã hợp nhất). Nói chung, bạn nên lập chỉ mục và tập tin các mục như thể các chữ viết tắt này được viết ra, thay vì chỉ đơn giản là các chuỗi ký tự.
Ví dụ: “Jane A. Doe Mining Company” sẽ được nộp sau “Jane A. Doe Mfg.”
Bước 5. Đánh số thông thường
Trong khi sắp xếp các mục theo thứ tự bảng chữ cái, bạn có thể gặp các chữ số trong tiêu đề của chúng. Nói chung, các số tệp thông thường, thay vì như thể chúng được viết ra. Các con số cũng được nộp trước các chữ cái.
- Ví dụ: “Công ty 3M” sẽ được nộp trước “100 Ý tưởng Kinh doanh Tuyệt vời” (vì “3” đứng trước “100”).
- “Ý tưởng kinh doanh tuyệt vời” và “Nhà lãnh đạo kinh doanh xuất sắc” sẽ được nộp sau “100 ý tưởng kinh doanh tuyệt vời”, vì các số được sắp xếp trước các chữ cái.
- Các số đã được viết ra được coi là các từ, thay vì các chữ số. Ví dụ: gửi các mục “100 nhà lãnh đạo kinh doanh xuất sắc”, “Ý tưởng kinh doanh tuyệt vời” và “Hai trăm ý tưởng kinh doanh tuyệt vời” theo thứ tự đó.
- Tuy nhiên, nếu nó phục vụ mục đích nộp hồ sơ của bạn, bạn có thể tạo một ngoại lệ và luôn ghi các chữ số như thể chúng đã được viết ra.
Bước 6. Đối phó với bất kỳ ký tự đặc biệt nào
Bất kỳ ký tự không phải chữ cái hoặc không phải số mà bạn gặp phải khi lập chỉ mục và lập các mục đều phải được tính đến. Tuy nhiên, phải làm gì với những ký tự này tùy thuộc vào loại của chúng:
- Dấu câu (chẳng hạn như dấu nháy đơn, dấu chấm và dấu phẩy) thường bị bỏ qua khi lập chỉ mục và sắp xếp các mục. Ví dụ: nộp “Cà phê ngon nhất của Washington” và “Hội chợ của bang Washington” theo thứ tự đó.
- Các dấu phụ được coi là chữ cái tương ứng, không có dấu phụ. Ví dụ: gửi “Éclair” là “Eclair” và “Über” là “Uber”. Ngoại lệ đối với trường hợp này là khi bạn điền theo bảng chữ cái của một ngôn ngữ sử dụng dấu phụ, trong trường hợp này, bạn nên tuân theo thứ tự bảng chữ cái bình thường của ngôn ngữ đó.
Bước 7. Sử dụng quy tắc chung "không có gì trước một cái gì đó" khi cần thiết
Nói chung, dấu cách (bao gồm dấu câu và các yếu tố khác bị bỏ qua) bị bỏ qua khi điền theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn có các mục bắt đầu theo cùng một cách, hãy sử dụng khoảng trắng hoặc quy tắc "không có gì trước mục nào đó" để xác định thứ tự nộp đơn.
- Ví dụ: nộp “North East Bank”, “North East Manufacturing” và “Northwest Bank”, theo thứ tự đó.
- Tương tự như vậy, "Doe, Jane A." sẽ được nộp trước "Doe, Jane A., Dr."
Bước 8. Phân biệt các tệp theo thông tin chi tiết hơn, khi cần thiết
Trong những trường hợp hiếm hơn, thông tin về bảng chữ cái không đủ để xác định thứ tự của tệp. Trong những trường hợp này, bạn phải sử dụng thêm thông tin để lập chỉ mục và đặt hàng các mặt hàng. Đánh dấu thông tin bổ sung này trên các tệp tương ứng để giúp bạn phân biệt chúng. Ví dụ:
- Nếu bạn có các mặt hàng cho hai người khác nhau tên là Jane A. Doe, bạn có thể đặt chúng theo ngày sinh. Do đó, tệp “Doe, Jane A. (sinh năm 1853)” sẽ xuất hiện trước tệp “Doe, Jane A. (sinh năm 1967).
- Bạn cũng có thể đặt hàng theo địa lý khi cần phân biệt. Nếu bạn có hồ sơ cho ba ngân hàng khác nhau ở ba địa điểm khác nhau và mỗi ngân hàng được gọi là “First United Bank and Trust”, bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự “First United Bank and Trust (Georgia)”, “First United Bank và Trust (Oklahoma),”và“First United Bank and Trust (South Dakota).”
- Tương tự như vậy, nếu bạn có các mục cho hai con gấu hoặc loại gấu khác nhau, bạn sẽ phân biệt chúng thêm, dựa trên loài, vị trí địa lý, v.v. Ví dụ: bạn có thể có các tệp về “Bear, Brown” và “Bear, Grizzly” (theo thứ tự đó) hoặc các tệp trên "Bears (Châu Âu)" và "Bears (Bắc Mỹ)" (theo thứ tự đó).
Bước 9. Công bố các ngoại lệ và các quy tắc đặc biệt
Đảm bảo rằng tất cả những người sử dụng tệp của bạn đều biết về bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào đối với các nguyên tắc tiêu chuẩn được đưa vào hệ thống lưu trữ của bạn. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người có thể sử dụng hệ thống nộp hồ sơ đúng cách và hiệu quả.
