Sắp xếp một tủ hồ sơ có thể khó khăn, cho dù đó là một tủ gia đình chứa đầy các hóa đơn đã thanh toán và thông tin thuế hay một tủ công việc chứa đầy các dự án và hóa đơn đã hoàn thành. Sắp xếp tủ hồ sơ của bạn bằng cách loại bỏ các tệp cũ, tìm một hệ thống lưu trữ phù hợp với bạn và liên tục duy trì nó.
Các bước
Phần 1/4: Xóa tài liệu cũ
Bước 1. Mua tủ đựng hồ sơ nếu bạn chưa có
Hãy tìm một chiếc tủ chất lượng tốt có kích thước phù hợp với gia đình hoặc văn phòng trong phạm vi ngân sách của bạn. Hãy xem xét một tủ chống cháy và chống thấm nước, đề phòng bất kỳ thảm họa thiên nhiên nào có thể ập đến nhà bạn. Một loạt các tủ như vậy được tìm thấy trong các cửa hàng địa phương, cửa hàng đồ nội thất, cửa hàng mộc và trung tâm thương mại.
Bước 2. Bắt đầu xem qua các tệp của bạn
Bỏ qua bất cứ thứ gì rõ ràng là cũ hoặc không cần thiết. Để qua một bên:
- Biên nhận cho các sản phẩm bạn không còn sở hữu.
- Thư rác
- Hóa đơn cũ cho các dịch vụ bạn không còn sử dụng
- Thư kinh doanh từ một công việc cũ
- Tem bạn không cần nữa
Bước 3. Đừng sợ loại bỏ mọi thứ
Trong khi một số tài liệu nhất định như giấy khai sinh và thông tin thuế rõ ràng là quan trọng, có thể có thư rác hoặc biên lai cũ trông quan trọng nhưng thực sự không phải vậy. Hãy suy nghĩ về từng tài liệu khi bạn đưa ra quyết định của mình và nghĩ xem liệu nó có thực sự hữu ích trong tương lai hay không. Nếu bạn không bỏ lỡ nó nếu nó biến mất trong một năm, có lẽ bạn sẽ không sao để ném nó ra ngoài.
Bước 4. Hãy cẩn thận khi vứt bỏ mọi thứ tại nơi làm việc
Hãy nhớ hỏi người giám sát của bạn trước khi bạn ném bất cứ thứ gì ra ngoài, vì nó có thể quan trọng hơn bạn nghĩ. Công ty của bạn cũng có thể có các chính sách về thời gian những thứ cần được lưu giữ và cách chúng cần được xử lý.
Bước 5. Quyết định những thứ nào cần được giữ lại
Điều này thường phụ thuộc vào mức độ gần đây hoặc hữu ích của chúng. Sử dụng tùy ý và suy nghĩ về việc liệu các tài liệu sẽ hữu ích hoặc cần thiết trong tương lai. Nếu chúng thực sự quan trọng, hãy giữ chúng lại. Đối với thông tin thuế, hồ sơ bảo hiểm và các tài liệu quan trọng, hãy giữ chúng trong những khoảng thời gian sau:
- Giữ thông tin khai thuế trong 7 năm, cũng như bất kỳ biên lai nào cho các khoản bạn đã khấu trừ thuế của mình. IRS có thể kiểm tra bất kỳ lợi tức nào trong vòng 6 năm sau khi thuế của bạn được nộp.
- Giữ hồ sơ bảo hiểm, sao kê thế chấp và bằng chứng về các khoản đóng góp từ thiện trong tối đa ba năm.
- Đảm bảo giữ các giấy tờ rất quan trọng như giấy khai sinh và kết hôn, thẻ an sinh xã hội, chức danh, chứng thư và hộ chiếu. Giữ chúng an toàn và không bao giờ thoát khỏi chúng.
Bước 6. Cắt nhỏ mọi tài liệu bạn đã đặt sang một bên
Vứt bỏ các tài liệu chưa được đánh dấu có thể để lại thông tin cá nhân của bạn cho bất kỳ ai nhìn thấy chúng. Ngay cả khi bạn không chắc liệu tài liệu có nhạy cảm hay không, tốt nhất bạn nên cắt nhỏ nó vì nó có thể chứa địa chỉ, ngày sinh hoặc thông tin khác.
Bước 7. Cắt nhỏ hoặc hủy cả phương tiện kỹ thuật số
Nhiều thị trấn và doanh nghiệp sẽ có những ngày tàn mà người dân địa phương hoặc nhân viên có thể mang đĩa mềm, CD hoặc ổ cứng cũ đi tiêu hủy. Họ sẽ đảm bảo rằng nó được thực hiện chính xác.
Phần 2/4: Sắp xếp các tài liệu quan trọng của bạn
Bước 1. Bắt đầu sắp xếp các tệp còn lại
Di chuyển đến bàn làm việc hoặc bàn lớn và sắp xếp các giấy tờ thành chồng hợp lý và hợp lý đối với bạn. Chúng sẽ trở thành các tệp riêng lẻ của bạn. Tạo các cọc sẽ giúp bạn tìm thấy chính xác những gì bạn đang tìm kiếm. Xem xét các danh mục cho tủ gia đình như:
- Tiện ích
- Tự động
- Thuộc về y học
- Thú cưng
- Kinh doanh
- Nhà
- Thuế
- Tài chính
Bước 2. Hỏi ý kiến của đồng nghiệp về tủ làm việc
Có thể có những quy ước cụ thể của công ty để sắp xếp giấy tờ tại nơi làm việc của bạn. Nếu không, hãy lập hồ sơ theo thứ tự thời gian hoặc thứ tự bảng chữ cái. Hỏi đồng nghiệp ngăn nắp xem hệ thống nào phù hợp nhất với họ.
Bước 3. Giữ cho danh mục của bạn đơn giản
Bạn nhận được càng cụ thể, bạn càng có nhiều tệp, đồng nghĩa với việc tủ của bạn sẽ bừa bộn hơn. Giữ các tệp chính của bạn tổng quát hơn, sau đó sắp xếp các tài liệu bên trong chúng.
Bước 4. Quyết định tổ chức theo tên hoặc ngày tháng
Khi bạn đã sắp xếp từng tờ giấy vào đúng chồng của nó, hãy bắt đầu sắp xếp chúng theo cách giúp bạn dễ dàng tìm thấy.
- Đối với danh sách theo thứ tự bảng chữ cái, chẳng hạn như thương hiệu trên biên nhận, hãy đặt các mục bắt đầu bằng A ở đầu ngăn xếp, giảm dần đến Z.
- Đối với các hồ sơ theo trình tự thời gian, chẳng hạn như ngày khai thuế, hãy đặt các tài liệu gần đây nhất lên đầu ngăn xếp, hướng tới các tài liệu cũ nhất ở dưới cùng.
Bước 5. Đặt từng ngăn xếp của bạn vào một thư mục
Đặt các giấy tờ vào sao cho tài liệu ở trên cùng của ngăn xếp nằm ở phía trước của cặp tài liệu. Điều này sẽ giữ cho các tài liệu theo đúng thứ tự mà bạn đã sắp xếp chúng.
Phần 3/4: Làm cho tệp dễ tìm
Bước 1. Dán nhãn rõ ràng cho từng thư mục
Đảm bảo rằng chữ viết trên tab lớn, dễ đọc và có ý nghĩa đối với bạn và những người khác trong văn phòng hoặc gia đình của bạn. Sử dụng một nhà sản xuất nhãn để thêm rõ ràng.
Bước 2. Để mỗi ngăn chứa danh mục riêng, và dán nhãn rõ ràng cho từng ngăn
Chia tệp của bạn giữa các ngăn kéo theo những cách phù hợp với bạn, với mỗi ngăn chứa một danh mục riêng biệt. Mỗi danh mục nên chứa các tệp liên quan, điều này sẽ giúp bạn tìm thấy mọi thứ dễ dàng hơn.
- Thông tin tài chính như tài liệu thuế, hồ sơ đầu tư và báo cáo thế chấp có thể nằm trong một ngăn kéo.
- Các tài liệu cá nhân như giấy khai sinh, hộ chiếu và hồ sơ y tế có thể để trong ngăn kéo khác.
- Hướng dẫn sử dụng cho các mục khác nhau có thể đi trong một số khác.
Bước 3. Cân nhắc sử dụng các thư mục màu
Nếu bạn xác định màu tương ứng với bộ nhớ, nó sẽ giúp tìm kiếm giấy tờ của bạn dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn đã có các thư mục manilla, hãy thêm màu cho chúng bằng bút đánh dấu hoặc bút màu. Các nhãn màu có thể được sử dụng một cách tinh tế hơn cho cùng một mục đích.
Bước 4. Sử dụng hệ thống màu của bạn để tạo các danh mục phụ trong ngăn kéo của bạn
Ví dụ, ngăn Tài liệu Thông tin có thể được chia thành các thư mục như "Sách hướng dẫn sử dụng Điện tử", "Sổ tay dụng cụ điện" và "Sổ tay hướng dẫn cung cấp dịch vụ vệ sinh".
Bước 5. Thay đổi hệ thống của bạn nếu nó không hợp lý
Sau một hoặc hai tháng sử dụng, đừng ngại thay đổi những thứ không phù hợp với bạn. Di chuyển các tệp khác nhau lên phía trước hoặc chia nhỏ các danh mục khó phân biệt. Hãy nhớ rằng tủ hồ sơ của bạn là một hệ thống dành cho bạn và nó cần phải phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Phần 4/4: Duy trì Tổ chức
Bước 1. Hãy chủ động để luôn có tổ chức
Hãy chú ý ngay đến thư và tài liệu khi chúng đến và khi bạn đã xử lý xong, hãy gửi chúng ngay lập tức.
Bước 2. Thiết lập hộp thư đến trên bàn làm việc tại nhà hoặc văn phòng của bạn
Xem qua thư đến của bạn mỗi ngày một lần. Bạn sẽ không mất dấu bất cứ thứ gì theo cách này và nó sẽ không chồng chất. Việc nộp hồ sơ dường như không phải là một công việc vặt như vậy mà chỉ cần hoàn thành một chút là xong.
Bước 3. Thường xuyên sắp xếp lại tủ
Nên tổ chức lại hàng năm và thậm chí bạn có thể dọn dẹp nó hàng quý nếu bạn có một số lượng lớn tệp. Nguồn gốc chính của sự lộn xộn trong tủ hồ sơ là những tài liệu cũ mà bạn không cần dùng nữa, vì vậy hãy thanh lọc và cắt nhỏ những thứ cũ khi cần thiết.
Bước 4. Cân nhắc chuyển đổi một số tệp của bạn sang phương tiện kỹ thuật số
Bạn càng có thể giữ nhiều tài liệu ở định dạng kỹ thuật số, thì bạn càng có ít vật chất lộn xộn trong tủ đựng hồ sơ. Các ứng cử viên tốt để quét bao gồm biên lai, bằng chứng đóng góp hoặc bảng sao kê ngân hàng. Một số thậm chí có thể có sẵn trực tuyến.
Bước 5. Lập tài liệu tổng thể
Trong tài liệu, hãy giải thích cách thức hoạt động của hệ thống lưu trữ của bạn và vị trí của mọi thứ. Trong trường hợp khẩn cấp hoặc sự cố không lường trước được, những người khác có thể cần biết cách tìm kiếm tệp của bạn.
Lời khuyên
- Hãy khóa tủ hồ sơ nếu bạn có trẻ em tò mò hoặc các thành viên trong gia đình tò mò.
- Nếu bạn gặp sự cố khi mở khóa, hãy xem Cách chọn khóa tủ hồ sơ.
- Lưu trữ các tài liệu rất nhạy cảm như giấy khai sinh hoặc chứng thư quyền sở hữu trong két an toàn hoặc hộp đựng tài liệu chống cháy nếu bạn lo lắng rằng tủ tài liệu không đủ an toàn.
Cảnh báo
- Nếu bạn sống ở khu vực dễ xảy ra động đất, hãy bắt chặt tủ vào tường ổn định. Điều này sẽ ngăn chúng rơi vào người hoặc chặn cửa khi có địa chấn.
- Tải các tệp của bạn một cách cẩn thận. Nếu một ngăn kéo trên cùng đã đầy và các ngăn kéo bên dưới trống, nó có thể bị lật.