Các tệp giấy có thể là một vấn đề khó khăn, đặc biệt là khi chúng chất đống trên bàn làm việc của bạn. Để xử lý tốt hơn các giấy tờ và biên nhận bị thất lạc của bạn, hãy thử phân loại tất cả các tài liệu chưa được lưu của bạn. Tiếp theo, sử dụng tủ đựng hồ sơ hoặc ngăn kéo để sắp xếp các tệp của bạn vào nhiều thư mục khác nhau. Nếu muốn loại bỏ hoàn toàn sự lộn xộn trong văn phòng, bạn có thể tải tài liệu của mình lên máy tính, wiki hoặc một hệ thống dựa trên đám mây khác. Với một kế hoạch cơ bản, bạn có thể quản lý tốt hơn nhiều loại tệp trong không gian văn phòng của mình!
Các bước
Phương pháp 1/3: Lọc qua tài liệu của bạn
Bước 1. Tách các tài liệu cần nộp với những tài liệu bạn vẫn đang sử dụng
Khi bạn bắt đầu sắp xếp các giấy tờ của mình, hãy xếp một đống cho những thứ đã sẵn sàng để cất đi và một đống riêng cho những thứ cần để trên bàn làm việc của bạn. Hãy trang bị một bộ sắp xếp giấy 2 khe cho bàn của bạn để tài liệu của bạn sẽ luôn ngăn nắp ngay cả sau quá trình sắp xếp và nộp hồ sơ ban đầu. Giữ các tài liệu bạn sẽ sử dụng trong 1 chỗ và những tài liệu đã sẵn sàng để nộp vào chỗ khác.
Bước 2. Chọn một ngày mỗi tuần để nộp hồ sơ giấy tờ của bạn
Đừng để giỏ tài liệu mới của bạn vượt quá tầm kiểm soát; thay vào đó, hãy dành ra một hoặc 2 ngày để sắp xếp và tổ chức các tệp của bạn. Nếu bạn không xử lý nhiều biên lai và tài liệu trong không gian làm việc của mình, bạn có thể chỉ cần 1 ngày để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nếu công việc của bạn liên quan đến nhiều thủ tục giấy tờ, bạn có thể muốn dành ra 2-3 ngày để sắp xếp các tài liệu vô tổ chức của mình.
Sắp xếp các tệp của bạn mỗi tuần giúp quá trình tổ chức dễ quản lý hơn nhiều
Bước 3. Gắn nhãn tất cả các tệp của bạn với ngày tháng phát hành để tránh lộn xộn
Trước khi nộp bất kỳ tài liệu mới nào, hãy kiểm tra kỹ ngày và nội dung của mỗi tệp. Nếu tài liệu liên quan đến một dự án đang thực hiện hoặc vấn đề khác, hãy viết “đang tiến hành” ở đầu tệp. Nếu bài báo thảo luận về một dự án đã hoàn thành, hãy dán nhãn tệp là “đã hoàn thành”. Ngoài ra, đánh dấu thời gian khi tệp không còn cần thiết nữa và tài liệu có thể được cắt nhỏ hoặc tái chế.
Nếu bạn đang quét nhanh các tệp, các ký hiệu này có thể giúp bạn tìm đúng tệp hiệu quả hơn
Bước 4. Tái chế bất kỳ tài liệu không liên quan nào thay vì nộp chúng
Đừng cho rằng mọi tệp đều xứng đáng có một vị trí trong tủ hồ sơ hoặc ngăn kéo của bạn. Thay vào đó, hãy để dành bất kỳ tài liệu không cần thiết nào trong thùng tái chế của bạn. Nếu tệp của bạn chứa bất kỳ thông tin cá nhân nào, hãy cắt nhỏ tài liệu thay vì tái chế chúng.
Cắt nhỏ bất kỳ tệp nào có thông tin tài chính và tài khoản, số an sinh xã hội của bạn hoặc các chi tiết nhạy cảm khác
Phương pháp 2/3: Chọn hệ thống sắp xếp
Bước 1. Chọn một không gian lưu trữ vật lý cho các tệp của bạn
Kiểm tra cách bố trí không gian làm việc của bạn và nghĩ xem hệ thống lưu trữ nào sẽ hoạt động tốt nhất. Nếu bạn có một văn phòng, một tủ tài liệu lớn có thể là một lựa chọn tốt. Tuy nhiên, nếu bạn có không gian làm việc nhỏ hơn, thì ngăn kéo hoặc thùng đựng hồ sơ có thể có ý nghĩa hơn về mặt hậu cần.
- Khi mua một hệ thống lưu trữ mới, hãy cố gắng ưu tiên chất lượng hơn giá cả.
- Bất kể hệ thống lưu trữ của bạn là gì, hãy đảm bảo đặt các tài liệu nhạy cảm trong một thư mục an toàn.
Bước 2. Sắp xếp giấy tờ của bạn theo ngày nếu hồ sơ của bạn nhạy cảm về thời gian
Chọn một hệ thống tổ chức phù hợp nhất với doanh nghiệp hoặc không gian văn phòng của bạn. Nếu công việc của bạn tập trung vào thời hạn, hãy thử sắp xếp các thư mục của bạn với ngày gần đây ở phía trước. Ngày tháng trôi qua, hãy tiếp tục thêm các thư mục và tệp mới vào mặt trước của tủ hồ sơ hoặc ngăn kéo.
- Ví dụ: bạn có thể có các tệp riêng biệt cho ngày, tuần hoặc tháng.
- Ví dụ: nếu bạn làm việc với tư cách là nhà tư vấn thuế, việc nộp tài liệu cho khách hàng của bạn theo ngày sẽ rất hợp lý.
- Hệ thống này hoạt động tốt cho những cá nhân làm việc với các vật liệu nhạy cảm với thời gian.
Bước 3. Thiết kế hệ thống sắp xếp dựa trên lịch nếu bạn xử lý các tệp theo thứ tự thời gian
Nếu bạn xử lý một khối lượng lớn các tệp trong không gian văn phòng của mình, hãy thử thêm một hệ thống lưu trữ hồ sơ “tickler” vào tủ và ngăn kéo của bạn. Tương tự như lịch, hệ thống “tickler” sử dụng 12 thư mục lớn để đại diện cho mỗi tháng, với 28-31 thư mục con đi kèm với mỗi thư mục lớn cho mỗi ngày trong tháng. Hãy thử sử dụng phương pháp này nếu bạn có công việc định hướng ngày tháng.
- Ví dụ: nếu bạn làm việc cho một công ty xuất khẩu, việc sắp xếp các tệp của bạn theo tháng và ngày có thể dễ dàng hơn thay vì một danh mục chung.
- Hệ thống này tốt hơn cho những cá nhân thích tổ chức cụ thể, bằng số, trái ngược với mã hóa màu sắc.
Bước 4. Sắp xếp các tệp của bạn theo chủ đề nếu bạn muốn phân loại các bài báo của mình
Chọn các danh mục khác nhau cho các thư mục của bạn, sau đó sắp xếp chúng theo mức độ liên quan. Khi sắp xếp tủ hồ sơ hoặc ngăn kéo của bạn, hãy đặt những tập hồ sơ có mức độ liên quan và quan trọng nhất ở phía trước. Tiếp tục sắp xếp các tệp của bạn với điều này, để bạn có thể dễ dàng truy cập vào các tài liệu quan trọng.
Ví dụ: nếu bạn là cố vấn tài chính cho một công ty, sẽ hợp lý hơn nếu bạn sắp xếp các tài liệu của mình theo mức độ quan trọng và mức độ liên quan, chẳng hạn như “đầu tư”, “bảng lương” và “thuế”
Bước 5. Chọn tên danh mục rộng cho các tệp của bạn
Không sử dụng các nhãn dài, quá cụ thể cho các thư mục của bạn. Thay vào đó, hãy cố gắng chọn các nhãn bao gồm, chung chung để sau này bạn không gặp khó khăn khi sắp xếp các tệp mới. Nếu bạn muốn tạo một hệ thống nộp đơn cụ thể hơn, hãy thử thêm các thư mục con vào hệ thống nộp đơn lớn hơn, tổng quát hơn của bạn.
Ví dụ: "Báo cáo Chi phí cho ngày 3 tháng 4" sẽ không phải là một danh mục tốt cho một thư mục chung, vì nó quá cụ thể. Thay vào đó, hãy gắn nhãn thư mục là “Báo cáo chi phí”, thư mục này mang tính mở hơn nhiều
Mẹo:
Trình tạo nhãn là một cách dễ dàng và hiệu quả để phân loại các tệp của bạn.
Bước 6. Mã màu cho các tài liệu của bạn để tạo ra một hệ thống hấp dẫn về mặt hình ảnh
Đầu tư vào nhiều loại nhãn và thư mục tệp nhiều màu. Tiếp theo, gán các danh mục tệp khác nhau cho các màu nhãn và thư mục khác nhau, để bạn có thể giữ cho hệ thống lưu trữ của mình nhất quán. Cố gắng sử dụng các màu sắc và chủng loại giống nhau trên khắp các tủ đựng hồ sơ và ngăn kéo của bạn, để bạn có thể truy cập các tệp khác nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Ví dụ: dán nhãn các thư mục màu vàng cho thư từ qua email, các thư mục màu đỏ cho các biểu mẫu liên quan đến thuế và các thư mục màu xanh lá cây cho bảng lương.
- Cố gắng sử dụng bảng màu và nhãn dễ nhớ. Ví dụ, màu xanh lá cây có thể là một nhãn màu tuyệt vời cho các hình thức tài chính, vì màu xanh lá cây thường liên quan đến tiền bạc.
- Hệ thống này là tốt nhất cho người học trực quan.
Phương pháp 3/3: Thực hiện phương pháp tiếp cận kỹ thuật số
Bước 1. Quét các tệp giấy của bạn để lưu trữ chúng dưới dạng kỹ thuật số
Bất cứ khi nào bạn thêm tệp mới vào tủ hoặc ngăn kéo của mình, hãy sử dụng máy quét để tải phiên bản kỹ thuật số của tệp lên máy tính của bạn. Nếu bạn cần truy cập một tệp nhanh chóng, bạn sẽ có thời gian tìm kiếm trên máy tính để bàn nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với việc lướt qua một số thư mục. Nếu toàn bộ hệ thống lưu trữ của bạn dựa trên giấy, hãy quét và tải các tệp của bạn lên để tạo bản sao lưu kỹ thuật số.
- Đừng căng thẳng nếu bạn không có hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số! Chỉ cần quét và tải lên các tệp của bạn 1 thư mục tại một thời điểm.
- Bạn cũng có thể quét tệp bằng một số ứng dụng điện thoại nhất định.
Bước 2. Chọn tên nhất quán cho tất cả các tệp của bạn
Chọn nhãn cho các tài liệu kỹ thuật số của bạn để dễ dàng tìm kiếm và truy cập. Tốt nhất, hãy cố gắng để các tệp này tuân theo một cách nhất quán, chẳng hạn như ngày tháng hoặc họ, vì điều này sẽ giúp sắp xếp chúng dễ dàng hơn. Nếu cần, hãy bao gồm bất kỳ vị trí, bộ dữ liệu hoặc số phiên bản có liên quan nào trong tiêu đề tệp của bạn.
- Không sử dụng bất kỳ ký tự đặc biệt nào trong tiêu đề tệp của bạn vì máy tính không thể xử lý chúng một cách chính xác.
- Ví dụ: gắn nhãn tài liệu của bạn là 20031124 khi tham chiếu đến một ngày cụ thể như ngày 24 tháng 11 năm 2003.
Bước 3. Sắp xếp các tệp kỹ thuật số của bạn với các thư mục và thư mục con
Tương tự như tủ đựng hồ sơ, hãy sử dụng nhiều loại thư mục kỹ thuật số để lưu trữ và sắp xếp các tài liệu đã quét của bạn. Trên màn hình của bạn, hãy tạo và gắn nhãn nhiều thư mục liên quan đến các tệp đã tải lên của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng các danh mục cụ thể hơn, hãy tạo một số thư mục con trong mỗi thư mục lớn hơn. Tiếp tục mày mò với các thư mục kỹ thuật số của bạn cho đến khi bạn tìm thấy một hệ thống phù hợp với mình!
Ví dụ: nếu bạn có một thư mục được gọi là "Thuế", bạn có thể tạo một số thư mục con cho các năm khác nhau
Bước 4. Tải tài liệu của bạn lên wiki để nhiều người có thể truy cập
Nếu không gian làm việc của bạn mang tính cộng tác cao hơn, hãy tạo một wiki trực tuyến mà đồng nghiệp và cấp trên của bạn có thể truy cập. Sau khi đăng nhập vào wiki, hãy sử dụng phần “hộp công cụ” để truy cập vào nút “tải tệp lên”. Với tính năng này, bạn có thể liên kết tài liệu mới tải lên của mình với nhiều người hiện có thể xem và truy cập tệp.
Hãy nhớ rằng bất kỳ ai cũng có thể chỉnh sửa tệp trên wiki
Bước 5. Sử dụng phần mềm dựa trên đám mây để lưu trữ tài liệu khi đang di chuyển
Tải xuống ứng dụng hoặc dịch vụ kỹ thuật số khác hoạt động trên cả máy tính và thiết bị di động. Để giữ các tệp của bạn ở cùng một nơi, hãy sử dụng dịch vụ này để tải lên ảnh các tệp của bạn, để chúng có thể được lưu trữ trong một phần mềm dựa trên đám mây. Mặc dù một số phần mềm miễn phí nhưng bạn có thể phải trả tiền để có thêm dung lượng.
