Phiên âm là quá trình chuyển đổi các tệp giọng nói hoặc âm thanh thành tài liệu văn bản hoặc văn bản điện tử. Một nhân viên ghi chép tốt phải có khả năng làm việc đa nhiệm, có khả năng nghiên cứu và nhanh chóng và chính xác trong khi đánh máy. Bạn có thể cải thiện tốc độ phiên âm của mình bằng cách sử dụng thiết bị phù hợp, học cách nhập liệu nhanh hơn và thiết kế không gian làm việc tiện lợi. Với sự luyện tập và cống hiến, bạn sẽ có thể phiên âm nhanh hơn trong thời gian ngắn.
Các bước
Phương pháp 1/3: Sử dụng đúng thiết bị
Bước 1. Mua tai nghe chất lượng tốt
Sử dụng tai nghe chất lượng sẽ đảm bảo rằng âm thanh của bạn nghe rõ ràng và dễ hiểu. Điều này sẽ giúp bạn không phải xem đi xem lại đoạn âm thanh, cố gắng phát ra những từ có vẻ như không nghe được.
- Tai nghe chất lượng tốt có thể có giá chỉ 20 đô la tại Radio Shack hoặc Cửa hàng Walmart tại địa phương của bạn.
- Tai nghe tốt sẽ mang lại sự thoải mái, cách ly âm thanh và dải tần. Tìm tai nghe có dải tần ổn định sẽ phục vụ tốt cho quá trình phiên âm âm thanh của bạn.
Bước 2. Sử dụng phần mềm phiên âm
Phần mềm phiên âm tốt cho phép bạn tạm dừng, tua lại và tăng / giảm tốc độ âm thanh theo ý mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng “phím nóng” hoặc các phím tắt đơn giản để cải thiện tốc độ của bạn. Tải xuống chương trình phiên âm miễn phí hoặc tìm một chương trình để mua.
Một số ví dụ về phần mềm miễn phí bao gồm InqScribe, Express Scribe và MacSpeech Scribe
Bước 3. Sử dụng các công cụ "hiệu chỉnh"
Các công cụ sửa lỗi, chẳng hạn như Tự động sửa trên Microsoft Word hoặc QuickCorrect trong Word Perfect, có thể giúp giảm số lần nhấn phím bạn thực hiện trong khi nhập. Điều này có thể làm tăng đáng kể tốc độ phiên âm và độ chính xác của bạn.
Các công cụ này thường được bật theo mặc định, nhưng bạn có thể cần kiểm tra cài đặt của mình để đảm bảo rằng các chức năng này đã được bật
Bước 4. Khám phá các chức năng “tự động hoàn thành”
Một số bộ xử lý văn bản (chẳng hạn như Microsoft Word) cung cấp chức năng “tự động hoàn thành”. Những công cụ này kết thúc những từ mà bạn bắt đầu viết và hiểu một số chữ viết tắt nhất định. Hãy thử bật chức năng này trong cài đặt của bạn để cải thiện tốc độ phiên âm của bạn.
Ví dụ: tự động hoàn thành sẽ nhập “cảm ơn bạn rất nhiều” cho “tyvm”
Bước 5. Sử dụng bàn đạp chân
Nhiều chương trình phiên âm (chẳng hạn như Express Scribe) được thiết kế để hoạt động với bàn đạp chân tùy chọn. Bàn đạp chân USB này cho phép bạn bắt đầu và dừng phát lại âm thanh bằng chân của mình. Điều này đã được chứng minh là nhanh hơn cả sử dụng phím nóng. Cân nhắc đầu tư vào một bàn đạp chân phiên âm để cải thiện tốc độ của bạn.
Bàn đạp chân này có giá khởi điểm khoảng 20 đô la và có thể mua tại Radio Shack hoặc trực tuyến
Bước 6. Tạo mẫu
Tạo một số tệp với định dạng cổ phiếu mà bạn có thể đưa thông tin cụ thể vào. (Chúng được gọi là "khuôn mẫu"). Chẳng hạn, sẽ hữu ích khi thiết lập các mẫu khi sao chép các tệp y tế hoặc pháp lý một cách thường xuyên. Sử dụng một mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cần thiết để tiếp tục tạo lại các tài liệu có định dạng tương tự.
Phương pháp 2/3: Học cách đánh máy nhanh hơn
Bước 1. Sử dụng tất cả mười ngón tay
Phiên âm là tất cả về đánh máy. Nếu bạn muốn cải thiện tốc độ phiên âm của mình, bạn phải là một người đánh máy xuất sắc. Bước đầu tiên để học cách gõ nhanh hơn là sử dụng tất cả mười ngón tay của bạn. Ngay cả khi bạn là một người đánh máy giỏi, bạn có thể bỏ qua ngón út của mình, hoặc nghiêng về tay này hơn tay kia. Tự làm quen với vị trí đặt ngón tay ở “hàng chính”, định vị ngón tay trỏ của bạn trên các phím “F” và “J”. Sau đó, hãy xem lại phím nào nên được điều chỉnh bởi ngón tay nào.
Bạn có thể cải thiện kỹ năng này bằng cách luyện tập với các ứng dụng đánh máy. Kiểm tra TypeRacer, Typing Maniac hoặc Keybr.com
Bước 2. Học cách chạm
“Nhập bằng cách chạm” là nhập mà không cần nhìn vào ngón tay của bạn. Khi bạn đã quen với hàng chính và phím nào được gán cho ngón tay nào, bạn có thể bắt đầu thực hành cách gõ cảm ứng của mình. Bạn có thể kỷ luật bản thân là không nhìn xuống, hoặc bạn có thể trượt một tờ giấy trắng vào khe phía trên các phím và để nó phủ lên tay bạn. Đánh máy bằng cách chạm cần luyện tập, nhưng bạn sẽ cải thiện theo cấp số nhân theo thời gian.
Một lần nữa, luyện tập với các ứng dụng đánh máy là một cách tuyệt vời để cải thiện khả năng nhập liệu bằng cách chạm và tăng tốc độ
Bước 3. Ghi nhớ các phím tắt
Các phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và thao tác gõ phím. Ghi nhớ các phím tắt cơ bản và cảm thấy thoải mái khi sử dụng chúng thường xuyên.
- Đối với các phím tắt sau, hãy sử dụng Ctrl cho PC và Command cho Mac.
- Ctrl / Command + C = sao chép
- Ctrl / Command + X = cắt
- Ctrl / Command + V = dán
- Ctrl / Command + Z = hoàn tác
- Ctrl / Command + S = lưu
- Ctrl / Command + F = tìm kiếm từ
- Ctrl / Command + A = tô sáng mọi thứ
Phương pháp 3/3: Thiết kế Không gian làm việc Công thái học
Bước 1. Sử dụng bàn phím
Một bàn phím thực với chân nhỏ (không phải máy tính xách tay) là một công cụ phiên âm cần thiết. Khi bạn đang gõ máy tính trong nhiều giờ liên tục, bạn sẽ cần phải chăm sóc cổ tay của mình. Sử dụng bàn phím có chiều cao một chút là thuận tiện nhất, nhẹ nhàng nhất trên cổ tay của bạn. Sử dụng định vị thích hợp có thể cải thiện tốc độ phiên âm của bạn.
Bước 2. Vị trí cơ thể của bạn một cách chính xác
Đặt ghế sao cho bạn ngồi thẳng, đầu hơi nghiêng xuống để nhìn vào màn hình. Điều này sẽ cho phép cẳng tay của bạn dốc xuống bàn tay của bạn và bàn tay của bạn cong trên phím đàn. Tư thế thoải mái này sẽ tốt cho sức khỏe nhất đối với cánh tay, cổ tay và lưng của bạn, Bằng cách giữ sức khỏe và thoải mái, bạn sẽ cải thiện tốc độ của mình.
Bước 3. Đặt bàn chân của bạn bằng phẳng trên sàn
Để đảm bảo tư thế tốt, hãy đảm bảo rằng bàn chân của bạn nằm thẳng trên sàn dưới bàn làm việc. Nếu không, hãy đặt một cái hộp hoặc chỗ để chân dưới chân bạn. Vị trí đặt chân này giúp cân bằng toàn bộ cơ thể và hỗ trợ tư thế của bạn, vì vậy đừng lơ là. Bằng cách giữ cho mình một vị trí tốt nhất, bạn sẽ làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Bước 4. Sử dụng cáp tai nghe dài
Bạn cần cáp đủ dài để không cần nghiêng hoặc xoay đầu sang một bên để có thể ngồi thoải mái trên bàn phím. Điều này giúp đảm bảo sức khỏe của cổ, giữ đầu cân bằng và cuối cùng là cải thiện hiệu quả của bạn.
Bước 5. Nghỉ giải lao thường xuyên
Khi bạn ghi chép trong thời gian dài, điều quan trọng là phải lên lịch giải lao thường xuyên. Điều này cho phép bạn duỗi thẳng chân, tập trung lại mắt và tai của bạn được nghỉ ngơi. Nghỉ giải lao có vẻ trái ngược với việc làm việc nhanh hơn, tuy nhiên, nghỉ ngơi ngắn thực sự sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn.
- Hãy thử cho mình 15 phút giải lao sau mỗi 75 phút làm việc.
- Nó có thể hữu ích để đặt hẹn giờ.
Lời khuyên
- Ngay cả đối với những người phiên âm giỏi nhất, phải mất ít nhất 3 giờ để phiên âm một giờ âm thanh mà không làm giảm chất lượng và độ chính xác.
- Thông thường, việc phát hiện lỗi khó hơn khi nhìn vào màn hình. Để kiểm tra lần cuối, hãy thử in một bản in ra giấy của tác phẩm của bạn.
