Rất ít thứ quan trọng đối với một văn phòng vận hành trơn tru hơn là một hệ thống hồ sơ hoạt động. Cho dù bạn là người duy nhất truy cập tệp hay bạn chia sẻ với nhân viên, hệ thống lưu trữ bạn chọn phải được tổ chức để mọi người có thể tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm. Nếu hệ thống hồ sơ khó sử dụng, bạn sẽ bám chặt vào giấy tờ vì sợ mất chúng trong hồ sơ, và bạn sẽ sớm có hàng đống giấy tờ phủ kín bàn làm việc.
Các bước
Bước 1. Quyết định hệ thống nộp đơn
Dù là gì đi nữa thì nó cũng phải có ý nghĩa, vì vậy bạn sẽ biết chính xác vị trí của từng mẩu giấy. Các tùy chọn của bạn là:
- Theo thứ tự bảng chữ cái. Hệ thống này tốt nhất khi hầu hết các tệp của bạn sẽ là tên của khách hàng, bệnh nhân hoặc khách hàng.
- Chủ đề hoặc danh mục: Hầu hết các hệ thống tệp được tổ chức theo chủ đề hoặc danh mục, hoạt động tốt khi được thiết lập đúng cách, nhưng cũng có thể gây nhầm lẫn nhất khi không.
- Số / Theo trình tự thời gian. Điều này tốt nhất khi tệp của bạn chủ yếu bao gồm tài liệu được đánh số hoặc ghi ngày tháng, như đơn đặt hàng hoặc biên nhận.
Bước 2. Lấp đầy các thư mục treo vào ngăn kéo tệp của bạn
Các thư mục treo sẽ không bao giờ bị xóa, đóng vai trò như giá đỡ cho các phong bì manila mà bạn sẽ lấy ra khỏi ngăn kéo.
Bước 3. Sắp xếp các giấy tờ của bạn thành từng đống theo thể loại
Nếu một đống cao hơn một hoặc hai inch, hãy chia nó thành các danh mục phụ. Nếu một đống quá mỏng, hãy kết hợp nó với một đống khác và đổi tên nó. Tên của các cọc sẽ giúp bạn dễ dàng xác định xem mỗi mảnh giấy sẽ đi vào cọc nào.
Bước 4. Đặt từng đống vào một thư mục manila và dán nhãn rõ ràng
Tốt nhất nên sử dụng các thư mục có các tab nằm ở trung tâm thay vì so le vì nó làm cho các tệp trông gọn gàng hơn.
Bước 5. Đặt các thư mục manila vào các thư mục treo
Đối với hầu hết các tệp, các thư mục treo thông thường sẽ hoạt động, nhưng đối với các tệp dày hoặc tệp bạn phải chia thành các danh mục con, hãy sử dụng thư mục dưới cùng của hộp. Bạn có thể sắp xếp thứ tự các thư mục theo cách bạn muốn, nhưng hầu hết mọi người sử dụng hệ thống chữ cái vào thời điểm này.
Bước 6. Gắn nhãn các thư mục treo có cùng tên với các thư mục manila
Đặt tất cả các tab nhựa ở bên trái của thư mục trừ khi bạn đang sử dụng tủ tài liệu bên. Đối với các tệp bên, chạy từ trái sang phải khi bạn mở ngăn kéo thay vì từ trước ra sau, hãy đặt các tab ở phía bên phải.
Bước 7. Đặt một nguồn cung cấp các thư mục treo và manila gần các tệp để bạn có thể dễ dàng thêm một thư mục nếu bạn thấy mình có một mảnh giấy không thuộc thư mục hiện có
Tránh các thư mục quá dày hoặc quá mỏng. Bạn cũng có thể muốn gắn nhãn lại các thư mục và phân phối lại các giấy tờ nếu bạn quyết định rằng bạn cần phải phân loại lại.
Bước 8. Vào cuối năm, xóa tất cả các thư mục, gắn nhãn các thư mục manila mới có cùng tên danh mục và đặt chúng vào các tệp
Xem qua các thư mục cũ để xem có gì cần chuyển sang các tệp hiện tại không và đặt phần còn lại vào kho lưu trữ của bạn.
Lời khuyên
Bạn có thể bị cám dỗ để mã màu cho tệp của mình, sử dụng máy tính để in nhãn tệp hoặc làm cho tệp của bạn hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, khi bạn phải thực hiện một thay đổi, chẳng hạn như thêm một thư mục duy nhất, bạn sẽ không hài lòng nếu thấy mình không có đúng màu các thư mục hoặc phải viết nhãn tệp bằng tay. Tốt nhất hãy giữ mọi thứ đơn giản
Cảnh báo
- Đừng bao giờ tạo ra một đống linh tinh cho những gì bạn không thể phân loại, vì mọi thứ sẽ kết thúc ở đó.
- Khi bạn đã thiết lập hệ thống nộp đơn, bạn phải cập nhật hồ sơ của mình. Dành thời gian mỗi ngày để lấy giấy tờ trên bàn làm việc và nộp chúng. Hãy chống lại sự cám dỗ đặt một giỏ hồ sơ sâu bên trên các tệp của bạn, bởi vì bạn sẽ chỉ lấp đầy nó và nó sẽ trở thành một tệp khác.
