Nếu bạn làm việc với hiệp hội chính phủ sinh viên của trường, bạn có thể thấy mình tham gia vào việc lập kế hoạch cho buổi khiêu vũ về quê hương. Vũ hội học đường là một sự kiện lớn và việc lập kế hoạch phù hợp không chỉ có nghĩa là chọn chủ đề và trang trí mà còn phải cân đối ngân sách, đặt chỗ giải trí và giúp điều phối một số lượng lớn tình nguyện viên. Quá trình lập kế hoạch có thể kéo dài, nhưng nếu bạn đảm bảo có đủ sự giúp đỡ, tiền bạc và thời gian khi bắt đầu, bạn có thể thực hiện một buổi khiêu vũ về quê hương thành công.
Các bước
Phần 1 của 4: Thu hút mọi người tham gia
Bước 1. Tuyển dụng tình nguyện viên
Lên kế hoạch cho một buổi khiêu vũ tốn rất nhiều công sức, vì vậy tốt nhất là bạn nên có một nhóm người để giúp đỡ. Thành lập một ủy ban gồm 5-10 tình nguyện viên muốn thực hiện điệu nhảy về quê hương.
- Cho cán bộ lớp tham gia. Đây là một cách dễ dàng để giúp đảm bảo tất cả các lớp đều có tiếng nói đồng đều trong quá trình ra quyết định.
- Tuyển dụng từ chính phủ sinh viên bên ngoài. Nếu tổ chức của bạn cho phép, hãy tuyển dụng từ những sinh viên trong khuôn viên trường, những người đang muốn tham gia vào các hoạt động lãnh đạo.
- Hợp tác với các tổ chức khác như nhóm pep hoặc nhóm lãnh đạo sinh viên. Điều này mang lại cho bạn sự hỗ trợ nhiều hơn từ nhóm sinh viên cũng như các tình nguyện viên tiềm năng.
Bước 2. Tạo danh sách việc cần làm cơ bản
Khi tiến độ lập kế hoạch khiêu vũ, danh sách này có thể tăng lên, nhưng nó sẽ giúp nhóm của bạn tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ. Bắt đầu với:
- Ngày
- Chủ đề
- Vị trí
- Đồ trang trí
- DJ
- Nhiếp ảnh gia
- Giải khát
- Chaperon
- Ngân sách
- Cố vấn Khoa
Bước 3. Ủy quyền
Khi bạn đã có tình nguyện viên của mình, điều quan trọng là đảm bảo rằng tất cả họ đều biết những công việc cần phải hoàn thành. Đặt một số người phụ trách một số vấn đề nhất định và giao những việc cần làm cho người phù hợp.
- Một số công việc, chẳng hạn như chọn một cố vấn và một chủ đề, nên được thực hiện theo nhóm. Những người khác, chẳng hạn như nhận báo giá từ các địa điểm và nhiếp ảnh gia, có thể được xử lý bởi một cá nhân hoặc một tiểu ban nhỏ.
- Có các nhóm bao gồm địa điểm, giải trí, quảng cáo và bán vé, và trang trí.
- Kiểm tra thường xuyên với nhóm của bạn. Hỏi "Chúng ta đã hoàn thành việc này chưa?" hoặc "Chúng tôi đang làm như thế nào với việc tìm kiếm một DJ?" bất cứ khi nào nhóm của bạn họp để giúp mọi người luôn làm việc.
- Thiết lập hệ thống đăng ký để mọi người có thể báo cáo tiến độ của họ. Có một không gian để bạn có thể viết ra một danh sách kiểm tra lớn về những việc cần phải hoàn thành hoặc giữ một lịch dùng chung giữa nhóm của bạn để mọi người có thể báo cáo về tiến trình của họ.
Bước 4. Tìm một cố vấn giảng viên
Giống như các nhóm sinh viên khác, một ủy ban về quê hương sẽ cần một cố vấn của giảng viên. Nếu một người không được chỉ định trước, hãy tìm một giáo viên mà bạn tin tưởng hoặc người được các thành viên ủy ban khác giới thiệu tốt.
Cố vấn của bạn nên tham gia vào các kế hoạch của ủy ban của bạn. Hãy cập nhật cho họ mọi việc bạn làm bằng cách yêu cầu họ tham dự các cuộc họp lập kế hoạch và cung cấp cho họ các ghi chú cuộc họp
Bước 5. Tuyển dụng người đi kèm
Phụ huynh tình nguyện viên đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc giám sát học sinh mà còn giúp thiết lập và điều hành buổi khiêu vũ. Nhờ một nhóm phụ huynh tình nguyện viên cùng nhau giúp đỡ vào buổi tối của buổi khiêu vũ.
- Kiểm tra với trường của bạn để xem họ yêu cầu bao nhiêu người đi kèm cho mỗi học sinh. Nhiều trường có hướng dẫn riêng của họ và điều quan trọng là phải tuân thủ các quy định của trường bạn.
- Làm việc với hiệp hội phụ huynh-giáo viên của trường bạn để tìm tình nguyện viên. Yêu cầu tham dự một cuộc họp để bạn có thể trực tiếp trình bày cơ hội cho họ và chuyển qua một danh sách đăng ký.
Phần 2/4: Lập kế hoạch tổ chức khiêu vũ
Bước 1. Nhận báo giá
Nếu bạn đang thuê một DJ, phục vụ đồ uống giải khát, nhận trợ giúp chuyên nghiệp về trang trí hoặc thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp, hãy bắt đầu thu thập báo giá trước ít nhất một tháng.
- Hỏi về bất kỳ khoản phụ phí hoặc phí thiết bị, cũng như mức giá theo giờ. Hỏi về những gì nhà cung cấp của bạn sẽ cung cấp và những gì bạn dự kiến sẽ có. Ví dụ: kiểm tra với DJ của bạn để xem họ có cung cấp hệ thống âm thanh hay không hoặc bạn có cần thuê một dàn âm thanh từ nơi khác hay không.
- Liên hệ với ít nhất ba tùy chọn cho mỗi nhà cung cấp để đảm bảo rằng bạn nhận được giá cả cạnh tranh.
Bước 2. Lập ngân sách của bạn
Ngân sách của bạn sẽ quyết định phần lớn những gì bạn có thể và không thể làm. Nói chuyện với thủ quỹ của chính phủ sinh viên của bạn để hiểu rõ hơn về số tiền mà ủy ban của bạn phải chi cho buổi khiêu vũ.
- Yêu cầu cố vấn khoa của bạn xác minh ngân sách. Xem liệu trường có đóng góp gì ngoài tiền của chính phủ sinh viên hay không.
- Lập kế hoạch ngân sách của bạn để bao gồm mọi thứ bạn cần. Sử dụng các báo giá bạn nhận được từ các nhà cung cấp cũng như kế hoạch ngân sách và biên lai từ những năm trước để tìm hiểu chi phí của buổi khiêu vũ.
- Đừng để ngân sách của bạn vượt quá số tiền bạn có sẵn. Kiểm tra lại ngân sách của bạn thường xuyên để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng.
Bước 3. Gây quỹ
Nếu ngân sách của bạn không đủ để trang trải chi phí cho buổi khiêu vũ, hãy lập một kế hoạch gây quỹ với ủy ban của bạn. Khám phá nhiều lựa chọn cả trong và ngoài khuôn viên trường.
- Tổ chức bán hàng nướng trong khuôn viên trường vào giờ ăn trưa cũng như trước và sau giờ học.
- Làm việc với các nhóm sinh viên khác để gây quỹ bằng cách tổ chức các sự kiện như rửa xe. Các sự kiện cho phép bạn tiếp cận với cộng đồng của mình sẽ mang lại cho bạn nhiều cơ hội hơn để kiếm tiền.
- Hỏi các nhà hàng địa phương xem họ có tổ chức các đêm gây quỹ hay không. Một số nhà hàng có thể cung cấp các chương trình quyên góp một phần trăm lợi nhuận nhất định trong đêm cho một tổ chức sinh viên. Hợp tác với một quán ăn địa phương và quảng bá thông tin qua tờ rơi, email và phương tiện truyền thông xã hội.
Phần 3/4: Lập kế hoạch Hậu cần Khiêu vũ
Bước 1. Chọn một chủ đề
Trước buổi khiêu vũ ít nhất một tháng, hãy chuẩn bị sẵn một chủ đề. Đưa ra năm hoặc sáu ý tưởng chủ đề với tư cách là một ủy ban và có một cuộc bỏ phiếu trong toàn khuôn viên trường để sinh viên có thể chọn ra ý tưởng yêu thích của họ.
- Nhận sự chấp thuận từ cố vấn nhân viên của bạn cho bất kỳ chủ đề tiềm năng nào. Việc xóa chủ đề sớm để ngăn chặn khả năng bị từ chối sau này.
- Chọn chủ đề phù hợp với tâm trạng của buổi khiêu vũ. Nếu bạn muốn một điệu nhảy trang trọng hơn, chủ đề Old Hollywood có thể thích hợp hơn. Nếu bạn muốn có một điệu nhảy bình thường hơn, một cái gì đó như Beach Luau có thể phù hợp hơn.
Bước 2. Đặt địa điểm
Cho dù buổi khiêu vũ diễn ra tại khách sạn địa phương hay trong phòng tập thể dục của trường, hãy đảm bảo bạn đặt trước địa điểm càng sớm càng tốt. Nộp đơn đặt phòng thích hợp với trường của bạn để đảm bảo rằng bạn có được không gian cần thiết.
- Tạo một bản sao của hợp đồng địa điểm hoặc đặt phòng để làm hồ sơ của riêng bạn, để bạn có thể tham khảo bất cứ khi nào bạn cần.
- Bao gồm tất cả các tiện nghi cần thiết khi đặt phòng của bạn. Nếu bạn cần phòng tập thể dục, phòng tắm và nhà bếp để chứa đồ giải khát, hãy nhớ liệt kê tất cả chúng.
Bước 3. Đặt nhà cung cấp của bạn
Yêu cầu DJ, nhiếp ảnh gia và những người khác của bạn đặt chỗ ngay sau khi ngân sách được đặt. Dự trữ bất kỳ thiết bị nào khác mà nhà cung cấp của bạn có thể cần, chẳng hạn như hệ thống âm thanh, vào lúc này.
- Làm việc với cố vấn nhân viên của bạn để đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng được soạn thảo đúng cách và bao gồm tất cả thông tin mà trường của bạn cần.
- Giữ bản sao của bất kỳ hợp đồng hoặc thỏa thuận nào để ủy ban của bạn xem xét.
Bước 4. Lập kế hoạch trong ngày
Trước khi mọi thứ trở nên quá bận rộn với phần còn lại của việc trở về nhà, hãy lên kế hoạch chi tiết về việc bạn muốn ngày khiêu vũ diễn ra như thế nào. Đặt kế hoạch ngày của bạn trước một tháng.
- Có một sơ đồ tầng chi tiết về vị trí của bạn và cách bạn muốn trang trí.
- Vẽ ra nơi DJ nên đến, nơi đặt bàn bán vé, nơi nên lắp đèn và các chi tiết khác.
- Lập kế hoạch kiểm tra áo khoác. Quyết định nơi lưu trữ áo khoác, nơi đặt bàn và cách bạn gắn thẻ áo khoác để giữ chúng ngăn nắp. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn có ít nhất một người tình nguyện dọn bàn và hai người để lấy áo khoác.
- Chỉ định một người nào đó làm điều phối viên trong ngày. Người này sẽ giao tiếp với các tình nguyện viên vào đêm khiêu vũ và khắc phục bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra.
Bước 5. Đi mua sắm
Nhận tất cả các vật dụng bạn cần để trang trí trước hai đến ba tuần. Bằng cách đó, bạn có nhiều thời gian để tìm các giải pháp thay thế cho thứ gì đó nếu bạn không thể tìm thấy nó tại địa phương. Mua sắm thực phẩm trong ngày hoặc ngày hôm trước để không có gì xấu.
- Kiểm tra với các cửa hàng địa phương để xem họ có sẵn sàng tặng một số mặt hàng hoặc giảm giá cho trường học hay không.
- Giữ các đồ lớn hơn hoặc đồ dễ hỏng. Nói chuyện với chợ địa phương của bạn về việc đặt trước khay thức ăn và chọn chúng vào ngày khiêu vũ. Làm tương tự đối với những vật trang trí lớn hơn mà bạn có thể không dễ cất giữ trong khuôn viên trường.
Bước 6. Bán vé
Bắt đầu bán vé ít nhất hai tuần trước khi khiêu vũ thực sự. Bán hàng tuân theo các quảng cáo trong thông báo của trường, cũng như các biểu ngữ và áp phích trong khuôn viên trường.
- Thông báo trước ngày bán và giá vé trong bài báo đến trường của bạn, trong các thông báo của trường và trên trang web của trường bạn cũng như phương tiện truyền thông xã hội.
- Đặt bàn bán hàng trước và sau giờ học từ nửa giờ đến một giờ, cũng như trong giờ ăn trưa.
- Tạo một lịch trình tình nguyện để đảm bảo bàn có nhân viên trong tất cả thời gian bán hàng. Làm việc với thủ quỹ của bạn để có được các tình nguyện viên khác, nếu cần.
- Đặt hàng hộp đựng tiền của bạn ít nhất một tuần trước khi bạn bắt đầu bán vé. Nói chuyện với thủ quỹ của bạn về việc hộp tiền mặt sẽ được cung cấp bởi hiệp hội sinh viên, ban giám hiệu nhà trường hay từ một nguồn khác.
Phần 4/4: Thiết lập điệu nhảy
Bước 1. Chuẩn bị cho tuần trước
Hầu hết các trường đều tổ chức buổi khiêu vũ về quê hương của họ với một tuần lễ tinh thần trở về nhà. Tuần lễ tinh thần thường liên quan đến nhiều sự kiện, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn biết ai và những gì sẽ sẵn sàng cho bạn.
- Nói chuyện với cố vấn nhân viên của bạn về thiết bị như bàn và ghế. Hãy chắc chắn rằng những thứ này đã sẵn sàng cho bạn ít nhất một vài giờ trước khi khiêu vũ để bạn có thể thiết lập.
- Trao đổi với ban giám hiệu nhà trường để đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn có các khu vực được chỉ định để đậu, dỡ hàng và sắp đặt. Hãy nhớ rằng, những người có thiết bị nặng sẽ cần phải ở gần địa điểm.
- Lập kế hoạch cho ngày khiêu vũ. Làm việc với ủy ban của bạn và bất kỳ tình nguyện viên bổ sung nào để giao các nhiệm vụ như sắp xếp ghế và trang trí. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết trước công việc của họ.
Bước 2. Thiết lập địa điểm
Hãy dành cho bản thân và tình nguyện viên của bạn ít nhất sáu giờ để thiết lập điệu nhảy. Đặt đồ trang trí càng nhiều càng tốt trước khi các nhà cung cấp của bạn đến.
- Yêu cầu DJ, nhiếp ảnh gia và người đi kèm đến sớm. Chỉ cho DJ khu vực họ sẽ làm việc và cho nhiếp ảnh gia tham quan không gian.
- Giao nhiệm vụ cho người đi kèm như giúp kiểm tra áo khoác, giám sát sàn nhảy hoặc giúp kiểm soát đám đông. Chỉ cho họ biết họ cần ở đâu và liên hệ với điều phối viên trong ngày.
Bước 3. Thưởng thức điệu nhảy
Hãy chắc chắn rằng bạn và tất cả các tình nguyện viên của bạn cũng có thời gian để thưởng thức điệu nhảy. Xây dựng thời gian nghỉ vào lịch trình của tình nguyện viên để mọi người có thời gian vui chơi.
- Ví dụ: để người soát vé giảm bớt điều phối viên trong ngày của bạn một lúc sau khi mọi người đã vào hết hoặc nhờ người đi kèm đứng kiểm tra áo khoác trong khi những người mặc áo khoác đi khiêu vũ.
- Tình nguyện viên của bạn cũng là sinh viên. Hãy cho họ thời gian để tận hưởng những nỗ lực của họ.
Bước 4. Dọn dẹp địa điểm
Ngay sau khi buổi khiêu vũ kết thúc, hãy bắt đầu lấy đồ trang trí xuống và dọn dẹp. Tìm hiểu xem các dịch vụ cơ sở vật chất của trường bạn sẽ đảm nhận những gì và lên kế hoạch thực hiện phần còn lại với các tình nguyện viên của bạn.
- Các dịch vụ về cơ sở vật chất thường bao gồm những việc như hút bụi, lau nhà và vệ sinh phòng tắm. Trang trí, bàn, ghế và thiết bị thường là trách nhiệm của ban tổ chức.
- Mang thêm các vật dụng làm sạch như khăn giấy, túi rác, bọt biển và dung dịch tẩy rửa. Điều này sẽ giúp xử lý mọi vết xước hoặc vết xước nhỏ hơn xung quanh địa điểm.
- Đảm bảo rằng tất cả các thùng rác đều được chuyển đến một khu vực thùng rác được chỉ định. Hãy hỏi trường học của bạn xem bạn có cần lên lịch cho người đổ rác và đón để dọn dẹp sự kiện hay không.
- Cố gắng tuyển dụng càng nhiều người giúp việc dọn dẹp càng tốt. Cũng nên để các tình nguyện viên đi bộ xung quanh trong sự kiện và nhặt rác để sau đó ít việc phải làm hơn.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Đảm bảo rằng bạn quảng cáo vũ điệu của mình nhiều nhất có thể ở xung quanh trường học. Sử dụng áp phích lớn và nhỏ cùng với thông báo bản tin và thông báo PA.
- Giữ cho khiêu vũ phải chăng. Nó được cho là một sự kiện vui vẻ và học sinh sẽ không đi nếu họ cảm thấy nó không đáng. Nhìn vào những năm trước để xem giá vé là bao nhiêu và cố gắng không tăng giá quá vài đô la.
- Chủ đề cho các điệu nhảy có thể là bất cứ thứ gì từ Ready Set Glow to Under the Sea cho đến Night in Athens. Lấy ý tưởng sáng tạo và nguồn từ học sinh.
