Bản Tuyên bố Công việc (SOW) là một tài liệu (và thường là một hợp đồng pháp lý) chính thức hóa sự hiểu biết giữa nhà thầu và khách hàng. Đối với mỗi dự án, SOW mô tả các dịch vụ cụ thể sẽ được phân phối (thường được chia thành các nhiệm vụ riêng biệt để hoàn thành), thời gian thực hiện các nhiệm vụ và dịch vụ đó, số tiền và ngày đến hạn thanh toán. Mục đích cơ bản của nó là phục vụ như một lộ trình cho dự án và ghi lại những kỳ vọng của các bên. Nó phải là một mô tả rõ ràng, đơn giản bằng tiếng Anh về “Tại sao,” “Ai”, “Cái gì”, “Làm thế nào”, “Khi nào”, “Ở đâu” và “Bao nhiêu?”
Các bước
Phương pháp 1/2: Thực hiện theo các nguyên tắc chung
Bước 1. Viết SOW trước khi bắt đầu công việc
SOW thường được tạo sau khi hoàn thành các cuộc đàm phán hợp đồng cốt lõi nhưng trước khi bất kỳ công việc nào trong một dự án bắt đầu. Tuy nhiên, đôi khi (đặc biệt với các dự án nhạy cảm về thời gian), các cuộc đàm phán có thể tiếp tục sau khi công việc đã bắt đầu và SOW chưa được hoàn tất cho đến khi dự án được tiến hành tốt.
Bước 2. Nghiên cứu định dạng SOW cần thiết
Không có một SOW tiêu chuẩn duy nhất vì các ngành và dự án khác nhau có quy trình phân phối và công việc khác nhau. SOW tốt là SOW tùy chỉnh.
Bước 3. Nhận nó ngay lần đầu tiên
Mặc dù bản thân SOW ban đầu thường không được sửa đổi, nhưng một thỏa thuận phụ riêng biệt được gọi là Lệnh thay đổi thường được sử dụng để sửa đổi các điều khoản của SOW. Bạn nên bao gồm biểu mẫu Lệnh Thay đổi trống với SOW. Hãy nhớ rằng, Thay đổi Đơn đặt hàng có thể làm tăng chi phí của dự án. SOW được viết tốt có thể giúp giảm thiểu nhu cầu về Lệnh thay đổi. Không khách hàng nào muốn ở một vị trí mà những kỳ vọng cụ thể của họ không được ghi rõ, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ, tăng tổng chi phí hoặc không hài lòng.
Phương pháp 2/2: Làm chủ phong cách và chi tiết cụ thể trong SOW
Bước 1. Bao gồm Mục tiêu
Phần này trả lời câu hỏi "Tại sao?" Đây là một cái nhìn tổng quan cấp cao về dự án và các mục tiêu của nó. Các mô tả chung có thể được chấp nhận khi phác thảo “tầm nhìn của con chim” này về dự án, nhưng tránh ngôn ngữ có thể được hiểu theo nhiều cách. Hãy rõ ràng; mô tả các mục tiêu có thể đo lường và đạt được mà trên thực tế có thể hoàn thành trong khung thời gian cụ thể.
Bước 2. Bao gồm một cuộc thảo luận về Phạm vi
Phần này cung cấp một tuyên bố dứt khoát (không có tùy chọn hoặc lựa chọn thay thế) về "Cái gì?" và làm thế nào?" Công việc là gì? Làm thế nào nó sẽ được hoàn thành? Hoặc, thông thường, điều gì KHÔNG phải là công việc và điều gì KHÔNG được hoàn thành. Các giả định là gì? Những sản phẩm nào (các hạng mục mà nhà thầu trình bày cho khách hàng để xem xét và phê duyệt) đang được sản xuất? Điều gì, ngoài các công việc được giao, phải xảy ra về mặt hành chính (quản lý dự án) về báo cáo tiến độ, theo dõi thời gian và các thông tin liên lạc khác.
Bước 3. Thêm Vị trí, nếu có thể
Phần tùy chọn này mô tả nơi công việc sẽ được thực hiện (nếu có liên quan).
Bước 4. Bao gồm một khung thời gian
Phần tùy chọn này chỉ định tổng thời gian được phép hoàn thành dự án, số giờ có thể lập hóa đơn tối đa cho mỗi khoảng thời gian và thời gian cụ thể để đánh giá chính thức hoặc các mốc quan trọng khác của dự án.
Bước 5. Đặt lịch trình
Phần này nêu rõ những nhiệm vụ nào nên được hoàn thành vào ngày / giờ nào và ai chịu trách nhiệm thực hiện điều đó. Mô tả các nhiệm vụ và kết quả (chủ yếu là các sản phẩm được giao) phải chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu để chúng dễ hiểu. Ngoài các sản phẩm phân phối, lịch biểu có thể chứa các mục Kiểm tra đảm bảo chất lượng, Kiểm tra người tiêu dùng và Báo cáo tiến độ.
- Mặc dù lịch trình phải cụ thể, nhưng đừng tập trung vào “Làm thế nào” vì điều đó có thể gây ra quá nhiều trở ngại trước khi hoàn thành dự án thành công. Mô tả cơ bản về phương pháp luận cần thiết được sử dụng là đủ.
- Lịch trình này thường bao gồm các chi tiết về tiêu chí chấp nhận (để đo lường chất lượng của kết quả) và các mốc thanh toán (thường là khi chấp nhận các sản phẩm chính), mặc dù chúng có thể được mô tả trong một phần khác, riêng biệt.
Bước 6. Bao gồm một phần về Chấp nhận
Phần này mô tả cơ chế để các bên xác định liệu sản phẩm hoặc dịch vụ có được chấp nhận hay không. Các tiêu chí có thể bao gồm từ các tiêu chuẩn chất lượng có thể đo lường được đến một số thử nghiệm cụ thể, nhưng trong mọi trường hợp phải cho phép đánh giá khách quan.
Bước 7. Chỉ định các tiêu chuẩn
Phần này mô tả bất kỳ tiêu chuẩn ngành nào phải được đáp ứng để hoàn thành hợp đồng. Thay vì sao chép vật lý các tiêu chuẩn ngành trong SOW, việc tham khảo cụ thể một bộ tiêu chuẩn là đủ.
Bước 8. Bao gồm mọi Yêu cầu về Lực lượng lao động
Phần này chỉ định bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào về lực lượng lao động, ví dụ: số lượng nhân viên tham gia dự án, yêu cầu về trình độ học vấn (bằng cấp hoặc chứng chỉ).
Bước 9. Lưu ý Giá
Phần này giải quyết câu hỏi "Bao nhiêu?" Khoản thanh toán có phải là một khoản phí cố định không? Chi phí / chi phí ảnh hưởng như thế nào? Thanh toán sẽ được thực hiện một lần hoặc nhiều lần? Lịch thanh toán là gì? Có các mốc thanh toán không?
Bước 10. Bao gồm bất kỳ giả định nào
Hầu hết các dự án đều có nhiều ẩn số khác nhau, mà các bên phải đưa ra nhiều giả định khác nhau. Về bản chất, giả định là các điều kiện mà nhà thầu mong đợi sẽ tồn tại để hoàn thành dự án theo các điều khoản của SOW. Ví dụ: nhà thầu có thể giả định rằng nhân viên của mình sẽ được cấp quyền truy cập vào mạng máy tính của khách hàng để cài đặt phần mềm có thể phân phối. Phần Giả định nên xác định càng nhiều giả định càng tốt và đưa ra kế hoạch dự phòng hoặc các hậu quả trong trường hợp bất kỳ giả định nào không thành công.
Bước 11. Bao gồm các tham số cho Quản lý dự án
Phần này mô tả quy trình theo dõi tiến trình của dự án. Bao gồm các mục như: Cuộc họp hàng tuần, Báo cáo tình trạng thường xuyên, Báo cáo tiến độ thường xuyên và Cuộc họp nhóm quản lý dự án. Phần này cũng là một nơi tốt để mô tả bất kỳ nghĩa vụ bổ sung nào có thể phát sinh từ dự án, chẳng hạn như bảo trì và sửa chữa sau thiết kế và / hoặc lắp đặt ban đầu.
Lời khuyên
- Nếu có, khách hàng thường có lợi ích là giữ lại một phần của khoản thanh toán cuối cùng cho đến khi tất cả các sản phẩm được phân phối hoạt động cùng nhau.
- Nói chung, một SOW được soạn thảo tốt không nên tham khảo bất kỳ tài liệu bên ngoài nào (ngoài các tiêu chuẩn ngành).
- Đảm bảo ghi lại tất cả những lời hứa được đưa ra trong các buổi chào hàng và đàm phán hợp đồng trong SOW của bạn trước khi dự án được tiến hành.
- Trong việc trình bày chi tiết lịch trình, hãy sử dụng ngôn ngữ lập lịch cho phép một số linh hoạt. Ví dụ: “hai tháng sau X, Q. A. thử nghiệm sẽ được hoàn thành, thay vì "Vào ngày 5 tháng 6, Q. A. thử nghiệm sẽ được hoàn thành.” Điều này cho phép dự án tiến hành suôn sẻ (không có Lệnh thay đổi) nếu có sự chậm trễ trước đó trong quá trình.
- SOW có thể được chỉ định là "Bí mật." Nếu đúng như vậy, SOW phải có một phần ngắn mô tả hậu quả (thường là một hình phạt bằng tiền cố định) đối với bất kỳ vi phạm bí mật nào.
