Mọi người đều có các tài liệu quan trọng, từ giấy khai sinh đến thông tin ngân hàng, mà họ muốn giữ an toàn và bảo mật. Mặc dù chúng ta không bao giờ muốn nghĩ về những điều tồi tệ sẽ xảy ra, nhưng những tài liệu này đều rất quan trọng nếu có bất kỳ trường hợp khẩn cấp hoặc thảm họa nào. May mắn thay, lưu trữ và bảo vệ chúng rất dễ dàng. Với một số công cụ lập kế hoạch, tổ chức, số hóa và lưu trữ, bạn có thể giữ tất cả các tài liệu quan trọng của mình ở một nơi an toàn.
Các bước
Phương pháp 1/2: Bảo vệ tài liệu của bạn
Bước 1. Nhận một hộp có khóa di động, chống cháy cho các tài liệu quan trọng
Cách tốt nhất để bảo vệ các tài liệu quan trọng của bạn là sử dụng tủ khóa tại nhà. Đây là những gì FEMA khuyến nghị để lưu trữ. Hãy mua một chiếc hộp có khóa, chống cháy để tài liệu của bạn được an toàn trong trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng hộp dễ mang theo để bạn có thể mang theo tài liệu của mình nếu bạn phải rời đi.
- Các cửa hàng cung cấp phần cứng hoặc văn phòng thường mang theo hộp đựng tài liệu. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng trực tuyến.
- Hộp khóa có thể đi kèm với chìa khóa hoặc khóa kết hợp. Cho dù bạn chọn cách nào, hãy đảm bảo rằng bạn giữ chìa khóa hoặc tổ hợp ở nơi an toàn mà bạn có thể tiếp cận. Nói cho gia đình bạn biết nơi để tìm những thứ này.
- Một số người nghĩ rằng cất tài liệu của họ vào két sắt là phương án tốt nhất, nhưng bạn sẽ không thể mang theo một chiếc két sắt to hoặc nặng. Điều này có nghĩa là bạn có thể bị mất tài liệu của mình nếu bạn phải rời khỏi nhà của mình. Một hộp khóa di động là một lựa chọn tốt hơn nhiều.
Bước 2. Cho tất cả tài liệu vào túi ni lông trước khi khóa hộp
Mặc dù hộp khóa thường không thấm nước, nhưng có thể xảy ra rò rỉ, đặc biệt là nếu có lũ lụt. Vì nước có thể làm hỏng các tài liệu quan trọng, tốt nhất bạn nên thêm lớp bảo vệ thứ hai. Đặt tất cả các tài liệu vào túi nhựa có thể niêm phong trước khi đặt chúng vào trong hộp.
Bạn cũng có thể để hộp ở nơi cao, chẳng hạn như trên kệ hoặc trên tầng hai, để đề phòng lũ lụt
Bước 3. Để hộp khóa ở nơi dễ tiếp cận mà bạn có thể tiếp cận nhanh chóng
Bạn có thể không bao giờ muốn nghĩ đến việc rời khỏi nhà của mình một cách vội vàng. Tuy nhiên, nếu có bất kỳ trường hợp khẩn cấp nào như thiên tai, bạn không thể lãng phí thời gian tìm kiếm tài liệu của mình. Để hộp khóa của bạn ở nơi bạn có thể tiếp cận dễ dàng để bạn có thể lấy nó nhanh chóng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu trong trường hợp khẩn cấp.
- Bạn nên giấu hộp đi một chút, đề phòng kẻ trộm đột nhập vào nhà. Đặt nó vào phía sau tủ quần áo của bạn là đủ, miễn là bạn biết nó ở đâu và có thể lấy nó ngay lập tức.
- Nói cho các thành viên khác trong gia đình bạn biết vị trí của hộp, trong trường hợp họ phải nhanh chóng rời đi khi bạn không có mặt ở đó.
Bước 4. Dán nhãn cho hộp để dễ dàng xác định
Nếu bạn đang vội hoặc người khác cần lấy chiếc hộp, hãy đảm bảo rằng nó dễ dàng xác định. Dán nhãn trên đó có nội dung như “Tài liệu quan trọng”. Bằng cách này, bạn có thể tìm và lấy hộp một cách nhanh chóng trong trường hợp khẩn cấp.
Bước 5. Sao lưu tất cả các tài liệu quan trọng của bạn bằng các bản sao kỹ thuật số
Các tài liệu vật lý luôn có thể bị hỏng hoặc bị mất, vì vậy, một bản sao lưu kỹ thuật số là rất quan trọng. Sử dụng máy quét và số hóa tất cả tài liệu bạn đang lưu trữ trong hộp khóa. Bằng cách này, bạn sẽ có các bản sao lưu nếu bất kỳ bản sao lưu nào trong số đó bị hỏng hoặc bị mất.
- Ngoài ra còn có các ứng dụng điện thoại thông minh cho phép bạn chụp ảnh và lưu trữ chúng dưới dạng PDF. Đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để sao lưu tài liệu của bạn.
- Số hóa các tài liệu ít quan trọng hơn có thể là một cách tuyệt vời để giảm bớt sự lộn xộn trong nhà của bạn. Nếu bạn đang cảm thấy quá tải với quá nhiều thủ tục giấy tờ, điều này có thể giúp bạn sắp xếp công việc.
Bước 6. Lưu trữ các bản sao kỹ thuật số của bạn ở ít nhất 2 vị trí an toàn
Một bản sao lưu kỹ thuật số là một khởi đầu tốt, nhưng bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn bảo vệ những thứ này. Nói chung, hãy giữ các tệp kỹ thuật số của bạn ở ít nhất 2 vị trí để bạn ít có khả năng bị mất chúng hơn. Bạn có thể tải các tệp vào ổ đĩa flash di động và để ổ đĩa đó trong hộp khóa của mình, đồng thời tải tệp lên tài khoản lưu trữ đám mây an toàn. Bằng cách này, bạn có nhiều cách để truy cập tài liệu của mình trong trường hợp khẩn cấp.
- Đảm bảo bạn bảo vệ bằng mật khẩu cho bất kỳ thư mục nào mà bạn lưu trữ các tài liệu quan trọng. Đặt các tệp đám mây của bạn ở chế độ riêng tư và đặt mật khẩu cho các thư mục trên máy tính hoặc ổ đĩa flash của bạn.
- Bạn cũng có thể lưu trữ ổ đĩa flash hoặc ổ cứng trong một hộp khóa khác tại ngân hàng của mình. Bằng cách này, bạn có các bản sao kỹ thuật số ở 2 vị trí thực tế.
Phương pháp 2/2: Lưu trữ đúng tài liệu
Bước 1. Đặt tất cả các giấy tờ tùy thân của bạn vào hộp khóa di động
Trong trường hợp xảy ra thảm họa, bạn cần phải chứng minh được danh tính của mình và các mối quan hệ gia đình. Lưu trữ bản gốc của bất kỳ thứ gì bạn cần để nhận dạng bản thân và gia đình trong hộp khóa.
- Giấy tờ tùy thân bao gồm hộ chiếu, giấy khai sinh, thẻ an sinh xã hội và thẻ xanh hoặc hồ sơ nhập cư. Bạn cũng nên để lại bản sao bằng lái xe hoặc ID do nhà nước cấp.
- Nếu bạn đã từng phục vụ trong quân đội tại bất kỳ thời điểm nào, hãy bao gồm cả ID nghĩa vụ và hồ sơ của bạn.
- Đối với các mối quan hệ gia đình của bạn, hãy bao gồm hồ sơ hôn nhân hoặc ly hôn, giấy khai sinh của con cái, giấy tờ nhận con nuôi hoặc quyền nuôi con và hồ sơ hoặc thẻ sở hữu vật nuôi.
Bước 2. Lưu trữ hồ sơ tài chính của bạn để chứng minh những gì bạn sở hữu
Hồ sơ tài chính và quyền sở hữu rất quan trọng đối với việc bồi hoàn và bảo hiểm sau bất kỳ loại thảm họa nào, vì vậy hãy luôn bao gồm những hồ sơ này trong tủ khóa của bạn. Đặt hồ sơ giấy về mọi thứ bạn sở hữu và tất cả tài sản của bạn để bạn có thể khôi phục chúng nếu có tai nạn và bạn phải rời đi.
- Các hồ sơ quan trọng về quyền sở hữu bao gồm chứng thư đối với ngôi nhà của bạn, đánh giá giá trị tài sản, quyền sở hữu xe hơi của bạn và các giấy tờ đăng ký khác, di chúc của bạn cũng như thông tin về ngân hàng và tài khoản hưu trí. Cũng bao gồm các bản sao của bất kỳ kế hoạch bảo hiểm nào bạn có.
- Nói chung, các hồ sơ về các nghĩa vụ tài chính gần đây hoặc đang diễn ra cũng phải ở trong hộp. Ví dụ bao gồm tài liệu thế chấp, thông tin khoản vay, tiền cấp dưỡng, tiền cấp dưỡng con cái, hồ sơ thanh toán tự động cho cáp, phòng tập thể dục, tiện ích hoặc đăng ký và các bản khai thuế gần đây nhất.
- Nếu bạn thuê nhà thay vì sở hữu nó, hãy bao gồm hợp đồng thuê nhà hoặc thuê nhà của bạn.
Bước 3. Bao gồm hồ sơ y tế của bạn để bạn không làm mất chúng
Bạn cũng sẽ cần hồ sơ y tế và sức khỏe của mình trong trường hợp khẩn cấp. Đảm bảo bạn có hồ sơ tiêm chủng và vắc xin, danh sách các loại thuốc bạn dùng, danh sách các bệnh dị ứng hoặc tình trạng sức khỏe của bạn, thông tin bảo hiểm y tế của bạn, mẫu giấy ủy quyền y tế và thông tin liên hệ của bác sĩ và nha sĩ để bạn có thể liên hệ với họ nếu bạn phải.
- Hãy nhớ bao gồm tất cả thông tin này cho các thành viên khác trong gia đình hoặc gia đình của bạn.
- Nếu bạn bị bất kỳ khuyết tật nào, hãy đảm bảo bổ sung hồ sơ chứng minh điều này cũng như bất kỳ thủ tục giấy tờ nào cho quyền lợi hoặc khoản bồi thường của bạn.
- Nếu bạn có một con vật cưng, hãy bao gồm cả hồ sơ thú y.
Bước 4. Chụp ảnh bất kỳ vật dụng hoặc tài sản có giá trị nào để được bảo hiểm
Không phải mọi thứ bạn sở hữu đều có thể nằm gọn trong hộp khóa của bạn, vì vậy việc lưu giữ ảnh của những vật có giá trị có thể giúp ích nếu bất kỳ thứ gì bị hư hỏng và bạn cần phải gửi yêu cầu bảo hiểm. Chụp ảnh bất cứ thứ gì có giá trị có thể bị hư hỏng trong một vụ tai nạn. Lưu trữ các bản sao vật lý của ảnh trong hộp và cũng có thể tải các bản sao kỹ thuật số lên ổ đĩa flash hoặc tệp lưu trữ đám mây.
Một số mặt hàng bạn có thể cần được bảo hiểm bao gồm nhà, xe hơi, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm hoặc đồ điện tử đắt tiền
Bước 5. Để lại một ít tiền mặt trong tủ khóa phòng trường hợp
Nếu cúp điện hoặc bạn phải rời khỏi nhà, thì bạn có thể không truy cập được vào tài khoản ngân hàng của mình. Hãy để lại quỹ tiền mặt khẩn cấp gồm những hóa đơn nhỏ, không quá 20 đô la, đề phòng khi bạn cần tiền trong trường hợp khẩn cấp.
Mặc dù có tiền mặt khẩn cấp là quan trọng, nhưng đừng để tất cả tiền tiết kiệm của bạn vào đó. Tiền trong tài khoản ngân hàng được FDIC bảo hiểm còn tiền trong hộp khóa của bạn thì không. Tốt hơn hết là bạn nên để phần lớn số tiền tiết kiệm của mình vào ngân hàng và chỉ cất những gì bạn có thể cần bằng tiền mặt
Bước 6. Sử dụng một tủ tài liệu có thể khóa để làm các thủ tục giấy tờ ít quan trọng hơn
Bất kỳ hộ gia đình nào cũng có nhiều thủ tục giấy tờ khác không quan trọng và không cần phải có trong tủ khóa của bạn. Cách tốt nhất để lưu trữ những tài liệu này là với một tủ tài liệu bằng kim loại, có khóa. Điều này giúp chúng được bảo vệ và ngăn nắp, đồng thời bạn không phải lo lắng về việc cố gắng mang chúng theo bên mình nếu bạn cần rời khỏi nhà của mình.
- Một số thủ tục giấy tờ quan trọng nhưng không quan trọng bao gồm bảng sao kê ngân hàng gần đây, tờ khai thuế hơn một năm, giấy tờ đi học hoặc làm việc, hóa đơn điện nước, sao kê thẻ tín dụng và các biên lai quan trọng.
- Nói chung, nếu các hóa đơn hoặc bảng sao kê đã quá một năm, bạn có thể cắt nhỏ chúng. Bạn cũng có thể số hóa chúng nếu bạn muốn lưu giữ hồ sơ mà không có bất kỳ sự lộn xộn nào.
Lời khuyên
- Nếu muốn lưu trữ tài liệu bên ngoài nhà, bạn cũng có thể thuê tủ khóa tại ngân hàng của mình. Hỏi nhân viên giao dịch về các lựa chọn của bạn.
- Để chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp, bạn cũng nên dự trữ thức ăn, nước uống, thuốc men, đèn pin, đài cầm tay và bộ sơ cứu.
Cảnh báo
- Nếu có trường hợp khẩn cấp và bạn phải rời khỏi nhà ngay lập tức, hãy ưu tiên sự an toàn của mọi người trước. Tài liệu của bạn có thể đợi cho đến khi mọi người khác ra ngoài.
- Đừng đặt tính mạng hoặc sự an toàn của bạn vào tình trạng nguy hiểm để lưu tài liệu của bạn.
