Khi bàn làm việc của bạn lộn xộn, nó có thể khiến bạn khó nhìn thấy những việc bạn cần hoàn thành. Các thiết bị điện tử xếp chồng lên nhau, giấy tờ rơi vãi khắp nơi và toàn bộ máy tính để bàn trở nên ngổn ngang với những vật dụng không dùng đến. Tuy nhiên, với một vài công cụ mới và một chút hiểu biết về tổ chức, bạn hoàn toàn có thể đại tu cách bố trí bàn làm việc văn phòng của mình với một cấu hình mới nhằm thúc đẩy hiệu quả và loại bỏ sự rối loạn. Chìa khóa nằm ở việc sử dụng đúng cách không gian bạn có và tạo ra không gian mới ở nơi bạn cần nhất.
Các bước
Phương pháp 1/3: Giảm sự lộn xộn
Bước 1. Vứt rác và những thứ không cần thiết
Bắt tay vào thanh lọc tổng thể tất cả những thứ khó chịu, không liên quan hoặc không liên quan đang làm chật kín bàn làm việc của bạn. Điều này bao gồm các tài liệu lỗi thời, thư rác, hộp rỗng và đồ dùng văn phòng cũ hoặc không sử dụng, cũng như những thứ lộn xộn rõ ràng hơn như gói thực phẩm.
- Trong khi dọn dẹp bàn làm việc, hãy loại bỏ càng nhiều việc càng tốt nếu không có. Bạn càng vứt bỏ nhiều, bạn sẽ càng có nhiều chỗ trống hơn để hoàn thành một số công việc thực sự.
- Đặt một sọt rác bên cạnh bàn làm việc của bạn để rác không tiếp tục tích tụ.
Bước 2. Quyết định những gì cần thiết trên màn hình của bạn và những gì không
Sắp xếp các mục còn lại thành các nhóm dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với công việc của bạn và tần suất sử dụng chúng. Đồ dùng mà bạn sử dụng hàng ngày có thể được sắp xếp trong các ngăn để bàn hợp lý hoặc vứt vào các ngăn kéo trong tầm tay, trong khi những đồ không cần thiết nên được chuyển đến một nơi vắng vẻ hoặc vứt bỏ hoàn toàn.
- Nếu bạn đang bối rối về cách tốt nhất để tiến hành, hãy bắt đầu bằng cách xếp hạng các tài liệu làm việc của bạn từ 1 đến 4 về mức độ nhanh chóng của chúng. Các mục nhận được xếp hạng 1 có thể vẫn ở trên máy tính để bàn; các mục có xếp hạng 2 có thể để trong ngăn kéo; những cái có 3s nên được đặt trong các tổ chức riêng và những người có 4s có thể được đưa vào lưu trữ.
- Để tăng không gian tổng thể của bạn, bạn cần tạo ra một cách tiếp cận tập trung hơn, tối giản hơn đối với các loại vật dụng bạn giữ xung quanh mình.
Bước 3. Giảm kích thước để có đồ nội thất được sắp xếp hợp lý hơn
Bạn có thể có các vật dụng trên bàn làm việc mà bạn cho là cần thiết nhưng vẫn chiếm nhiều hơn phần không gian làm việc hợp lý của chúng. Đánh giá lại các đồ vật cồng kềnh, khó sử dụng hoặc có hình dạng kỳ lạ và xem liệu có đáng để thay thế chúng bằng các phiên bản nhỏ hơn, tiết kiệm không gian hơn không. Ví dụ: bạn có thể tìm ra nguồn sáng nhỏ gọn hơn để thay thế cho một chiếc đèn bàn quá khổ, lỗi thời.
- Điều này sẽ cho bạn một lý do thuận tiện để mua sắm một chút cho bản thân - các loại sản phẩm văn phòng được bán ngày nay có xu hướng nhỏ hơn và đẹp hơn so với các sản phẩm cũ của chúng.
- Tìm các vật dụng có nhiều mục đích sử dụng, chẳng hạn như hộp đựng máy in có thể đóng vai trò như một tủ đựng hồ sơ hoặc bảng tên có thể đựng bút.
Bước 4. Cắt giảm các hiệu ứng cá nhân
Mặc dù có thể tốt cho tinh thần của bạn nếu giữ một vài bức ảnh của con bạn hoặc các món đồ văn hóa đại chúng khác nhau xung quanh không gian làm việc của bạn, nhưng quá nhiều đồ vật này bắt đầu tiêu tốn không gian bàn làm việc có giá trị. Chúng cũng có thể dễ dàng trở thành sự phân tâm, vì bạn sẽ bị cám dỗ để dừng lại và chiêm ngưỡng chúng suốt cả ngày.
- Giới hạn đồ đạc cá nhân của bạn với một số đồ nhỏ, chẳng hạn như một bức chân dung đóng khung của con chó gia đình hoặc một con chó đốm Garfield.
- Tìm hiểu kỹ nguyên tắc trang trí của chủ nhân của bạn để có ý tưởng về việc giữ lại bao nhiêu là đủ.
Bước 5. Để lại nhiều khoảng trống để làm việc
Phần chính giữa của bàn làm việc nên được dành cho máy tính hoặc các tài liệu quan trọng của bạn. Cắt một phần diện tích nhỏ sang một bên của bàn làm việc và sử dụng nó để hoàn thành các thủ tục giấy tờ. Hãy dành cho mình nhiều khoảng trống để không cảm thấy ngột ngạt khi thực hiện các công việc hàng ngày.
Tránh để các vật dụng khác trôi vào không gian bạn đã dành cho các chức năng công việc chính của mình
Phương pháp 2/3: Sử dụng tốt nhất không gian lưu trữ của bạn
Bước 1. Sử dụng các ngăn kéo của bạn
Đặt những vật dụng cơ bản và những vật dụng thường dùng nhất của bạn vào ngăn kéo trên cùng để chúng luôn gần gũi trong tầm tay. Điều này bao gồm những thứ như dụng cụ viết, phong bì, biểu mẫu quan trọng và cặp hồ sơ. Hãy để những ngăn kéo phía dưới để đựng vật tư dự phòng, tài liệu tham khảo và tài liệu mà bạn chỉ cần thỉnh thoảng xem qua. Dành thêm một chút thời gian để sắp xếp nội dung trong ngăn kéo bàn của bạn để bạn biết chính xác mọi thứ ở đâu khi bạn cần.
- Tích trữ giấy sao chụp, bộ nạp hộp mực máy in, bút mực, kim bấm và các vật dụng khác mà bạn có xu hướng xử lý nhanh chóng để tạo bộ nhớ đệm sẵn sàng cung cấp.
- Ngăn kéo là khu vực đặc biệt có nguy cơ xảy ra lộn xộn. Đi qua các ngăn kéo của bạn vài tuần một lần và loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không cần làm ảnh hưởng đến hiệu quả bố trí bàn làm việc của bạn.
Bước 2. Đầu tư vào một công cụ tổ chức ngăn kéo
Tất cả không gian ngăn kéo trên thế giới sẽ không tốt cho bạn nếu bản thân các ngăn kéo là một mớ hỗn độn. Hãy dừng việc đơn giản là ném mọi thứ vào bàn làm việc của bạn và thay vào đó hãy sử dụng một công cụ sắp xếp ngăn kéo có ngăn để thực hiện công việc phân loại và lưu trữ cho bạn. Các nhà tổ chức chuyên dụng sẽ tỏ ra hữu ích ngày này qua ngày khác, vì chúng cho phép bạn tách các nguồn cung cấp của mình theo cách bạn thấy phù hợp trong khi giữ chúng cùng một chỗ.
- Dán nhãn cho các ngăn khác nhau của công cụ sắp xếp ngăn kéo của bạn để nội dung của nó có thể nhận dạng được ngay lập tức.
- Đối với bàn làm việc đặc biệt lớn hoặc đầy đủ, hãy thử chạy với nhiều bộ sắp xếp có kích thước và cấu hình khác nhau để có thể theo dõi nguồn cung cấp của bạn.
Bước 3. Có một chỗ dành riêng cho các thiết bị điện tử
Nếu máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn đóng một vai trò không thể thiếu trong công việc của bạn, hãy để chúng ra ngoài, nhưng cô lập chúng ở một góc hoặc một ngăn kéo đặc biệt. Bằng cách đó, chúng sẽ không lan rộng ra trên màn hình. Cố gắng không phụ thuộc vào quá nhiều thiết bị cùng một lúc, vì chúng có thể nhanh chóng trở thành tình trạng nặng hơn là hỗ trợ.
- Thiết lập "trạm sạc" gần ổ cắm hoặc dải điện nơi các thiết bị của bạn có thể vẫn được cắm và sẵn sàng sử dụng.
- Nói chung, tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng các thiết bị kỹ thuật số của mình khi chúng thực sự cần thiết. Điện tử cũng góp phần vào rất nhiều sự lộn xộn về mặt tinh thần.
Bước 4. Giữ túi và cặp tránh xa
Ba lô, ví, túi đựng máy tính xách tay, hộp đựng đồ ăn trưa và các vật dụng mang theo khác rất cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích, vì vậy, không có ý nghĩa gì nếu bạn che bàn của bạn bằng chúng. Cất các phụ kiện này ở nơi khác, tốt nhất là bên cạnh hoặc bên dưới bàn làm việc của bạn, nơi bạn có thể lấy được chúng mà không bị cản trở. Cố gắng gói những thứ cần thiết của bạn trong ít túi nhất có thể trên đường đi làm mỗi ngày.
- Tận dụng tủ đựng đồ hoặc phòng phá khóa để cất đồ đạc cá nhân nếu công ty bạn cung cấp.
- Khi cất các phụ kiện lớn hơn ở mức sàn, cố gắng không cản trở không gian đi bộ hiện có.
Phương pháp 3/3: Giới thiệu các công cụ và tài nguyên mới
Bước 1. Đầu tư vào một khay giấy
Nếu bạn chưa sử dụng khay giấy, bạn đang bỏ lỡ cả không gian bàn làm việc quan trọng và một công cụ sắp xếp vô giá. Các khay giấy có nhiều tầng mà bạn có thể sử dụng để phân chia tài liệu đến, đi và tài liệu đang xử lý, điều này sẽ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ phải lục lại một đống giấy lộn xộn nữa.
- Cân nhắc triển khai hai khay riêng biệt: một cho công việc hiện tại và một cho các tệp bạn không cần nhưng chưa lưu trữ.
- Bạn cũng có thể sử dụng khay giấy để sắp xếp và trả lời thư chưa trả lời đang chất đống.
Bước 2. Nộp tài liệu vào hộp
Những giấy tờ mà bạn không cần hàng ngày có thể được đặt hàng, ghim hoặc cho vào các thư mục manila và cất vào các hộp lưu trữ có dán nhãn. Sau đó, bạn có thể tìm một vị trí cho những hộp này xung quanh bàn làm việc hoặc văn phòng của mình hoặc trong cơ sở lưu trữ tài liệu được chỉ định của công ty bạn.
- Hộp lưu trữ sẽ bảo vệ các tài liệu quan trọng không bị hư hỏng, rơi vãi và vô tình bị thất lạc hoặc văng ra ngoài.
- Đảm bảo rằng tất cả các hộp được dán nhãn đúng cách và được lưu trữ một cách có hệ thống.
Bước 3. Giữ đồ dùng viết của bạn ở một nơi
Để ngăn không cho bút mực, bút chì và bút tô màu bị mất ở dưới cùng của ngăn kéo rác, hãy gom chúng lại và nhóm chúng lại với nhau trong khay hoặc ngăn xếp cốc. Tạo một ngôi nhà cho người sắp xếp ở đâu đó trên máy tính để bàn của bạn để bạn luôn có dụng cụ viết lách.
- Vứt bỏ bất kỳ đồ dùng nào bị hỏng, khô hoặc không có nắp đậy.
- Đừng quên giữ một vài gói bút và bút dạ dự phòng trong ngăn kéo dưới cùng phòng khi bạn dùng hết.
Bước 4. Treo một bảng thông báo nhỏ gần đó
Bạn có thể sử dụng một bảng thông báo bằng nút chai đơn giản để ghi lại các thông báo, dán các lời nhắc Post-It và giữ các tài liệu khẩn cấp ở nơi dễ thấy. Nếu bạn có một văn phòng cho riêng mình, hãy gắn bảng thông báo lên tường ở nơi có thể nhìn thấy được. Nếu bạn làm việc trong một không gian chung, hãy thử đặt nó vào một ngăn tủ hoặc thậm chí bên cạnh bàn làm việc.
- Bảng thông báo cực kỳ hiệu quả về không gian, vì chúng cho phép bạn loại bỏ hoàn toàn các đồ vật khỏi bàn làm việc của mình.
- Đăng ảnh cá nhân hoặc đồ trang trí trên bảng thông báo sẽ giải phóng không gian trên màn hình của bạn để chứa nhiều vật dụng cần thiết hơn.
Lời khuyên
- Hãy xem xét và dọn dẹp, dọn dẹp và sắp xếp lại bàn làm việc của bạn vài tuần một lần. Sẽ không có ý nghĩa gì khi thiết lập một hệ thống mới để giữ mọi thứ của bạn theo thứ tự nếu bạn không tuân thủ nó.
- Hãy chú ý đến quy trình làm việc bình thường của bạn và tiếp tục hợp lý hóa bố cục và cấu hình của bàn làm việc. Tổ chức hiệu quả là một nỗ lực không ngừng.
- Luôn luôn vứt bỏ thùng rác ngay lập tức. Bạn càng đợi lâu để ném nó ra ngoài, bạn càng có nhiều khả năng để nó không được kiểm soát.
- Nếu bạn làm việc trong không gian chung, hãy xem liệu đồng nghiệp có sẵn sàng cộng tác với bạn để đưa ra các biện pháp tổ chức tiết kiệm không gian và giải pháp lưu trữ hay không.
